百格《学术会议白皮书》重磅推出!耗时6个月,访问数位学术会议专家,历经百次迭代,匠心制作致力于让每场学术会议都被更好地“表达”。
活动干货 Ada 2023-12-08 10:14

前言


学术会议是会议活动中比较特殊的一种类型,筹备周期长、涉及流程多,且追求专业与严谨,此次百格活动推出《学术会议白皮书》的目的在于适应当前国内外学术会议的需要,提供完善的解决方案,帮助主办方提高办会效率,优化会议流程,改善参会者体验,结合数字化趋势,提倡智慧办会的理念,使用会议活动管理工具摒除传统办会的繁琐复杂。


Part1

BagEvent

服务商、官网、通知

“3位一体”有条不紊驱动会议筹备

我们可以从三方面切入:服务商、官网、通知。

服务商确认让服务商承担更重要的咨询角色任务,与主办方做大会协同管理。在会议前期确定会议组织架构与核心供应商,核心供应商分为会务公司与学术系统提供方。原来,主办方承担了大部分工作,而服务公司相当于咨询角色,打开主办方的筹备思路、帮助主办方持续推进大会。整个会议筹备期间需要定期召开筹备会,交流各组在各阶段的工作推进情况,每一次的交流情况需要记载下来,作为下一阶段的工作目标和重点。

其次是官网的建设,搭建官网是驱动会议筹办的核心环节之一。第一轮通知发送时,往往只是发布会议举办的消息,目前确定的可能只有会议名称、举办城市、主办方、承办方等简单信息,大会的官网也在搭建中暂未开放。但随着筹备事项逐渐完成,官网的板块逐渐开放。比如,当发布开始征文的通知时,网站也可以正式对外开放,同时开放网站中的征文板块;当评审结束时,则开放网站中的录用查询板块;程序册制作完毕,则开放日程查询板块……在网站设计方面,百格活动支持拖拽式自助建站、全程无代码,支持一键生成英文站点。此外,为了凸显会议的延续性和权威性,主办方可以为学术官网设置一个独立域名,同时将会议的连续服务号(如公众号)与网站绑定,及时推送会议通知,参会人员可通过微信进入会议的微站,在移动端便可完成注册投稿、录用查询。

最后是会议通知,可作为每一阶段事务筹备完成的节点。除了官网,微信公众号是比较常用的推送渠道。主办方可根据会议整体流程初步规划通知主题+内容+时间,具体的推送根据筹备情况作调整,以及备用情况,比如临近征文提交截止,但征文数量未达预期,可推送1期征文延期的通知。

Part2

BagEvent

跑通征文、评审与日程编排

学术管理的3大核心环节

1、开放征文前的8个筹备要点

开放征文有以下几点需要关注:

  • 确定会议议题:议题名称、议题数量。

  • 确定征文要求:字数要求、内容要求、图表要求、关键词、参考文献格式。

  • 确定会议日程:如举办日期、地点,开幕式与闭幕式时间,报告方式等,由于此时仅是开放征文阶段,简要介绍即可,具体的日程在评审结束后进行编排。

  • 邀请重要嘉宾报告:提前邀请领域内的专家,此时可告知嘉宾信息与报告题目。

  • 确定会议地点和日期:会议地点、会议时间(持续时间+报到时间)

  • 确定会议重要时间节点:征文提交截止时间、征文录用通知时间、提前注册缴费截止时间

  • 确定会议注册及相关费用:注册类型、优惠时间、注册费用、缴费方式、发票开具、退费标准与期限

  • 确定会议住宿及交通问题:此时仅简要告知开放酒店预订的时间、会议地点周边的核心交通站点、往返路线、行程时间。

开始征文后,征文的管理也容易出现问题。传统征文方式,比如邮箱投稿、纸质投稿等,都有可能出现征文格式不统一,保存难度大,容易丢失,内容泄露等风险,评审过程也难以展开。此外,也无法准确评估征文数量、判断是否启动征文延期等备用方案。

而主办方利用百格系统可以集成式管理征文,利用系统提前配置征文要求,参会代表在提交时自动统一格式,方便后期的征文评审。主办方可通过数字化的界面设计实时查看论文的状态(待分配、已分配、已录用、已拒绝……)、查询各个议题下的论文数量等等。

2、多专家在线协同评审,实时反馈点评意见

在评审阶段,由于征文数量多,专家缺乏讨论机会,点评传达困难,评审过程也十分繁琐复杂。在进入评审阶段之前,主办方需明确人员安排。

  • 分会主席:协同组委会确定各个分会的评审专家,把控论文评审进行。

  • 分会联络人:协调主办方和分会主席的联络,协助分会主席评审、人工线下联络投稿人。

评审培训的主要内容有:评审规则、评审周期、系统操作培训。在一些大型的学术会议中,还可能会出现评审员意见相左的情况,此时分会主席需要介入,裁决争议。

3、缩短日程编排时间,规避重排、漏排、冲突等常见问题

型学术会议往往涉及多项议程、多个分会场,刚刚结束的2023全国高分子学术论文报告会则有23个议题,其中又需要协调各个会场的人员安排(主持人、报告人),有的嘉宾可能在多个会场都需要发言,重复排、漏排、冲突是常见的问题,而百格系统的日程编排则通过特殊算法帮助主办方线上快捷编排日程,从时间、场地、议题等多个维度进行编排和查询,如遇冲突的情况,系统会及时弹出提醒窗口。

  • 大会主办方授权各分会日程编排权限,分会主席线上联合办公

  • 分会主席可安排日程编排,初步完成编排后可通过系统内设的预览链接发送至报告人确认

  • 支持一键导出制作程序册的核心内容

  • 涵盖PC页面、移动端页面,且随时生效

编排完成后,所有的日程将呈现在同一页面内,一目了然,支持一键生成程序册,后续若修改,再次导出仅需30秒。

Part3

BagEvent

直击物料、签到、PPT管理、房损

会务管理4大痛点


1、实时把控参会人数,精准评估物料数量

会议活动往往需要在计划与变化之前取得平衡,以控制流动性和不确定性风险。参会人数多、流动性大,同时举办时间相对较短,第二天、第三天到场的人数是第一天的80%还是60%还是50%?主办方如何科学地逐步减少餐饮、茶歇、会议室、志愿者、大巴、住房等预订?
想要预测出一个确切的数字来准备物料有不小的难度,这一痛点的存在也成为主办方的损失之一。这些数据有一部分是确定的,比如特邀、VIP嘉宾,最终偏差较小,这部分可以单独进行统计,那么百格活动如何做好模糊数据的管理和预测,协助主办方制定合理的预算呢?

场景① 评估接送大巴数量:

通过百格活动内嵌的调查问卷,根据条件筛选收件人,如是否签到、注册类型等。在统计接送车辆时,可以向所有参会代表发送问卷,统计来的时间、离开的时间。

场景② 评估不同胸卡类型、程序册等数量:

在后台查看不同注册类型的人员数量,评估各类型胸卡数量(参会代表、VIP嘉宾、志愿者、展商、会务组等等) ,以及单独统计参会代表的程序册数量。

场景③ 评估用餐人数:

现场人员一般由2部分组成:参会者+工作人员(组委会+第三方+志愿者),其中参会者由2部分组成 :1、已注册已缴费人数 (含有报告和无报告人数)2、报告收录未缴费人数。

关于人数的预估,以下几部分加起来就是用餐人数——

A:百格后台注册人数(已缴费和未缴费):这个数据有参考值。注册人数中可能有不来的,刚好和空降人数冲抵。

B:VIP和特邀人数:数据一般是提现确定的,偏差较小。

C:工作人员:组委会工作人员、第三方服务人员、志愿者,这部分人员占比较小,可直接现场统计。


2、多样化签到方式,应对各种空降人员

为确保展会及其他各项活动能够顺利开展,现场已然成为各种规模会议活动管理必不可少的环节。在数字技术的驱动下,电子签到已逐渐取代传统的人工签到方式,能够有效减少签到过程冗杂、资源浪费等问题。同时,电子签到的形式多样,能满足各种活动场景需求,助力主办打造高效、智能的现场签到。

报到处的设计实际上是为了解决不同注册类型人员的入场问题,如现场缴费人员、空降人员和未缴费人员等等。主办方可根据不同类型设置不同的通道,使用标识进行区分。

百格有多种现场签到方式可供选择:微光扫码、人脸识别、RFID、PC端签到、身份证签到……轻松应对学术会议的多分会场人员进出控制及信息采集,所有数据可在后台同步,实时把控会场内人员情况。主办方在百格系统中完成胸卡设计后,可直接无线连接打印机完成打印,无需技术人员,全程无代码,且“百格签到”终端适配大部分打印机,操作无阻力。

3、PPT集中管理,把控报告节奏

主办方可通知报告人员将PPT上传至系统,通过系统集中管理,避免丢失等情况。在正式报告时,嘉宾无需亲自操作PPT,后台工作人员利用系统控制进度,同时配置时间窗口显示剩余时长,协助嘉宾控制节奏,帮助主办方把握整体会议进程。会议大屏实时投放日程安排,在场观众能明确各个活动环节。

学术会议报告中涉及较多的图像、图表等数据,对屏幕的清晰度要求较高,在准备器材时,选择高分辨率的屏幕,调节亮度与色彩,确保投影清晰。

4、系统多规则设定减少房损

一场学术会议可以持续3-5天,有的参会者并不会全程参与,有的参会者预订后无故缺席,这些将导致空房等耗损。百格活动在注册页面设置了以下规则,以减少房损:

  • 缴纳注册费后开放预定通道:确保房间分配给参会代表

  • 预定时收取在线押金:押金在会议结束后退还或者用于抵扣实际房费,预定后不住宿则不予退还

  • 支付房费后预定成功:在预定时支付完整的房费才算预定成功,减少后期无故取消预定的情况

  • 不同注册类型对应不同酒店:注册类型为普通代表,只能看到普通酒店预定界面,而注册类型为VIP类型则可查看高档酒店。


写在最后

百格活动提供专对于学术会议全生命周期进行全流程管理的解决方案,融合学术会议的注册、日程、征文、评审、现场管理等功能于一体,满足学术会议在会前、会中、会后各环节的多样性需求,助力学术会议主办方提升学术会议组织与运营效率,优化专家、学者参会体验,高效助力学术会议管理及运营,更多实战指南可在《学术会议白皮书》中获取,欢迎领取。

#活动干货

阅读 306

猜你喜欢
1场B2B活动,300+条数据?进来学会高效处理
1场B2B活动,300+条数据?进来学会高效处理
创建高吸引力的会议活动网站:展现最佳实践要点+技巧分析
创建高吸引力的会议活动网站:展现最佳实践要点+技巧分析
中大型企业展会活动——提高门票线上销售额的九种策略
中大型企业展会活动——提高门票线上销售额的九种策略