To中大型会议主办方：应急预案在手，有备无患（内附会议活动应急预案下载）

活动干货 Ada 2023-11-24 09:35

前言

凡事预则立，不预则废，会议如是。

每一次的会议活动都是一次面向参会者的品牌展现，是不容出错的。但“会场如战场”，即便主办方再三检查、演练，也经常出现一些让人猝不及防的突发状况。

为避免出现突发状况发生时的不知所措，不如提前做好会议应急预案，未雨绸缪。

那么，会议活动应该如何做好应急预案，确保会议顺利进行呢？

Part 1

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全局剖析，洞悉风险隐患

当主办方开始着手做会议应急预案时，起码整个会议的流程已经很清晰了。而应急预案又依托于会议活动全流程的风险隐患而展开的，所以在做会议应急预案之初，需要整个团队一起来从对会议活动的每个环节做风险隐患评估，周全思虑，分析可能会出现问题的地方，从而为后续应急预案打造提供依据。

一般来说，会场的风险隐患大都包含在以下几个方面：

1.人员因素风险隐患

人员因素隐患问题最常见的就是会议嘉宾、主持人、发言人的缺席，他们可能因为其他重要事务需优先处理、交通问题或身体不适等因素而无法出席会议，出现会议嘉宾空缺、无人主持发言等情况。

2.环境因素风险隐患

所谓环境因素风险隐患，包括：场地使用受限影响参会舒适度、外部噪音干扰会议进程以及其他突发不可抗力风险隐患等，比如：地震、火灾等安全事件。

3.设备因素风险隐患

设备因素是所有风险因素中相对容易出现问题的，比如：投影设备故障、网络中断、电力故障、音响系统故障等，这也是必须要考虑到的问题。

4.其他因素风险隐患

其他隐私风险隐患，可能更多与会议进程本身有关，比如：签到耗时长延误会议进程、演讲嘉宾演讲资料丢失等情况，

总的来说，会议过程中存在的风险隐患最常出现在这几个方面，当团队对会议作出初步风险隐患评估后，就需要针对这些风险隐患，作出合理预案。

Part 2

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风险驾控，从容构建应急指南

成立专业应急管理团队

专业应急管理团队的成立，是为了专人负责专事，明确分工及职责要求，保证应急工作顺利推进。

而专业应急管理团队，一般分为：应急领导小组和应急工作小组两个部分。

其中，应急领导小组的成员，需具备决策能力，有全局观，面对突发事件能够迅速控制事态发展，降低突发状况损失。而应急工作小组也需要具体分组，一个小组负责一个部分工作，避免因分工不明确导致的混乱。

一般来说，应急工作小组可以分为：紧急联络组、现场救护组、疏散引导组、安全保卫组、后勤保障组、善后处理组这六个小组，明确分工，各司其职。

制定会议应急响应程序

做会议应急预案时，需要根据不同等级的突发事件，从低到高的制定不同的响应程序，并需要细化到包括：信息报告、决策及指挥等各个环节，这样的等级划分可以最大程度上保证处理应急事件时能够有条理，保证会议推进。

另外，会议应急预案的启动与终止，都需要设定好触发条件，并通知到各个应急团队成员，避免出现未达到应急条件时，率先启动了应急措施。

一般来说：启动触发条件为某项突发情况不处理就会影响会议进程，那必须开启应急响应；而终止触发条件为紧急事件得到有效控制，会议得以顺利推进时，可考虑终止应急预案。

会议安全预防的“四个措施”

为了保障突发事件应急措施的顺利实施，主办方需要从人员安全教育、人流安全管控、场所设备安全检查、后勤物资保障等方面入手，做好安全防范。

人员安全教育

人员安全教育是面向全体会议活动执行人员的，在活动开展前，需要对全体活动执行人员进行宣讲，明确安全隐患及紧急情况下的应急措施及注意事项。宣讲完毕后，需要将安全教育核心内容分发到个人，时刻学习谨记。

人流安全管控

应急预案团队提前了解现场各个出入口，以及空间布局，并在各个存在人流安全隐患的地方设立安保，并责任到个人，仔细检查防范，一旦出现突发状况，迅速做出反应。

场所设备安全检查

加强对会议活动场所、会议所用到的各个设备提前做好排查，并现场调试，及时消除隐患。

落实后勤保障安全

后勤保障安全一个是各类物资准备，包括：常规药品、接驳车辆、各设施设备的备用件以及各种“PlanB”、通讯联络工具等，并由应急领导小组成员调配。

另外一个就是现场医护人员保障的同时，熟知周边安全保障场所位置，如：警局、医院、急救站、消防等。

会议安全预防做好后，就需要落实到应急预案的策略措施及资源调配了。

应急预案策略措施

应急预案策略措施，主要是基于会议活动发现隐患评估而制定的，百格就从之前评估的四个大因素上，挑选几个常见突发事件的处理措施以供参考。

基于人员因素风险隐患

状况：演讲嘉宾或发言人无法准时出席

【预防措施】基于人员无法准时出席的情况，主办方可以通过百格的“报名填写出席-外呼确认出席-后台提醒出席”三个流程对接嘉宾，更好的掌握嘉宾行程信息，提前规避风险。

【处理措施】主办方可以通过百格议程管理系统对会议议程实时调整。当演讲嘉宾或发言人无法准时出席时，可以实时调整会议议程，把后面的议程提前，为无法准时到达的演讲嘉宾或发言人提供可支配时间。

基于环境因素风险隐患

环境因素的风险隐患，相对难处理，总言之，只能提前做好预防，尽可能规避。如遇到不可抗力因素，则需要全体活动执行人员全力以赴，规避风险，保障安全。

基于设备因素风险隐患

状况：设备故障

【处理措施】迅速更换故障设备

基于其他因素风险隐患

状况一：签到耗时长延误会议进程

【处理措施】选择数字化签到设备，提升签到效率，提升参会者签到时体验感。

状况二：演讲嘉宾演讲资料丢失

【预防措施】在会前，主办方可以通过百格后台统一上传嘉宾演讲资料，或征集嘉宾演讲资料，从而避免资料丢失的情况。

【处理措施】主持人先暖场及拖延，给予演讲嘉宾调取资料的时间；或通过百格议程管理系统对会议议程实时调整，将该演讲嘉宾位置往后延。

总的来说，会场可能会出现的突发状况还有很多，需要主办方根据会议全流程去评估和解决。

另外，应急处理措施在实行过程中，难免会需要需要跨组调配资源的情况，所以为规避资源调配出现问题，也需要提前做好资源调配方案，包括：人力、物资等方面。

Part 3

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实战演练，查漏补缺

会议应急预案初步制定完成后，还需要完整演练一下整个应急处理流程是否合理，以防出现应急方案与实际情况不合的现象。

会议应急预案流程演练，需要从演练目标，演练计划及演练流程三个方面入手，真正做好流程上的测试。

而会议应急预案演练的目标，都是为了确保会议应急预案的有效性，提高应急响应能力，测试预案可行性。所以在做演练计划时，需要根据演练目标，制定详细的演练计划，包括：演练时间、地点、人物及物资等。当演练计划通过后，可以根据演练计划，合理安排人力、物资等资源，确保演练顺利进行。

演练开始实施时，要全流程记录演练情况，演练结束后反复查看是否有地方遗漏，或者不完善。

演练完成后，主办方需要对演练情况做评估，找出整个会议应急预案中的不足与问题，提出改进措施，进一步完善会议应急预案【点击申请百格功能演示】。

【END】

到此，一份高效、有序的会议应急预案指南也就顺利完成了，其实在这份应急预案涉及到的几个突发隐患上，我们也不难发现，很多突发事件是可以通过数字化工具提前规避的，比如：签到、议程调整、会前掌握嘉宾的行程信息等。

百格作为一款专业、人性、高效的活动管理平台，可以帮助企业做好会议前中后期管理，提前规避一些会议风险隐患。

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