企业参会旅程绘制——如何“三步”打造参会者难忘,管理高效的会议活动
活动干货 Ada 2023-11-17 10:26

衡量一场会议活动的成功与否,往往是通过对参会者活动参与度、满意度等指标来进行的。因此,深入了解参会者,为其打造一场难忘的会议盛宴,是企业提升参会者活动参与度、满意度,吸引参会者留资、信任、合作,以及再次参会的关键。

而90%企业领先营销人士表示,个性化参会旅程可以引起参会者共鸣,从而深化企业对参会者价值洞察。

那么,企业该如何绘制个性化参会旅程,打造会议盛宴呢?百格认为,对会议合理设立“埋点”,可以提升获客转化率,推动信任合作。

步骤一

BagEvent

会前、会中、会后,

三阶段预设参会旅程目标:阶段性产生共鸣

会前共鸣点

1.激发会议浏览兴趣

会议开展前的共鸣点建立,离不开内容及策略推广,在这一阶段,企业要依据活动目的,挖掘出目标参会客群。那么如何挖掘筛选精准参会客群呢?企业可以从往期活动数据中界定精准客群,也可以从现有客户中,筛选精准客群。


当目标参会客群明确后,企业就需要根据会议目的,有针对性地放大内容吸引力,从而激发目标客群对会议的浏览兴趣。

举个例子:
新品发布会的参会者,一般包括媒体记者、业内专家、学者、消费者代表等。

  • 基于媒体记者,内容可能需要“噱头“字眼,比如:行业领先、独一,拿捏媒体记者心里;
  • 基于业内专家、学者,内容要相偏向技术研究、产品研发,促进交流;
  • 基于消费者代表,内容需要务实一些,比如:切实解决了消费者的哪些问题,或者直接现场给予试用资格等。

2.吸引参会注册报名

这一步至关重要,如果只是单单浏览,而未曾注册报名参会,那也就偏离后续的参会旅程绘制了。

因此,这一步需要企业在活动创建之初,就在会议活动官网下功夫,从会议官网搭建、活动详情、嘉宾邀约等都体现出专业性,推动参会者注册报名行为。

想象一下:当目标参会客群被内容吸引后,想了解会议具体情况,却由于会议网站的专业性、权威性不足,嘉宾、活动详情没有吸引力,那么用“赶客”两个字不为过吧。

毕竟营销官网是会议活动的“脸面”,所以会议官网的内容一定要权威且专业,嘉宾及活动详情要戳中痛点、阐明会议核心,且活动官网需要契合企业会议调性。

会中共鸣点

签到、会场双重提升参会者体验

会中共鸣点主要是在会议现场了,会议现场共鸣点有两个重点:签到,会场内。

签到共鸣点建立,需要签到流畅性的保证,让参会者无缝参会,提升参会者体验;会场内共鸣点基于内容及互动,从而拉近企业与参会者双方距离,深入了解参会者,判定有效价值,促进合作。

会后共鸣点

会后关怀

会后关怀是建立参会者共鸣不可或缺的一步,有不少参会者在会议当天是不会做决定的,这就需要企业在会后也要做好阶段营销,建立交互,持续培育促成转化。
步骤二

BagEvent

“埋点”设立,自动收集绘制参会旅程

一、初始化绘制参会旅程:全渠道推广“埋点”

真正的参会旅程绘制,从这一步就正式开始了。毕竟全渠道推广“埋点”是为了吸引参会者注册报名参会,只有参会者报名后才能真正绘制完整的参会旅程,真正打通线上线下双参会通道,故全渠道推广成为参会旅程初始化绘制的基础。

因此,为了更丰富企业绘制参会旅程的数据支持,这一步需要做好全渠道的营销推广,通过内容、渠道形成矩阵,触达目标参会者。但全渠道推广并非“广撒网乱摸鱼”,需要契合大会核心展开的,才能让参会率大幅提升。

  • 官网设计吸引留资

百格就从最重要的营销官网来说吧,它是参会者注册报名的承载,是吸引注册的关键,所以在官网搭建上需要契合品牌调性。百格具备SaaS化、0代码,模块化设计活动官网的功能,无需专业技术,轻松搭建适配PC端、微站、小程序等多端口的活动网站,为吸引参会者报名提供了无限助力。

当官网搭建好了,企业可以根据日常运营的外部渠道做推广,为方便企业统计各渠道报名参会数量,主办方可以为各个渠道设置专属渠道的推广链接,届时可以在后台统一查看来源情况,方便企业更了解参会者动态,丰富参会者画像。

  • 销售邀约接待

此外,销售邀约算得上是一种重要的推广方式了,销售可以通过“埋点”建立联系,为会场接待、建立交互打下基础。百格后台的销售推广功能,可以自动生成销售专属的推广外链、二维码,且自动追踪线索归属,同时销售具备审核该参会者的权利,也为会场销售接待参会者,为参会旅程绘制提供无限可能。


二、现场多重“埋点”,精准绘制参会旅程

会议现场,也就是参会旅程绘制的核心了,我们可以从签到“埋点”说起。

1.签到旅程“埋点”,构建面对面交流基础

参会者自达会场,签到是第一步与企业建立交互的方式,是提升参会者体验、建立面对面交流的基础。

因此,如果参会者在签到时,如果面临:排着长队,焦急等待签到入场的情况,这参会体验想必不会好;而且签到台占用太多时间,也会延误会议进程。

所以在会场的第一重“埋点”,就是数字化签到,既可以提高签到效率,也可以快速将签到参会者与后台数据库中的线索情况衔接上,有利于企业对参会者有基本了解。签到作为百格的主打产品,其功能相当完善,具备:人脸签到、身份证签到、二维码签到、自主签到等多种数字化签到方式,在保证签到的同时,还支持胸卡设计打印,全方位提升用户参会体验。

2.基于会议类型,“埋点”构建个性化参会旅程

企业会议类型众多,比如:产品发布会、供应商大会、展会、招商会、年会、研讨会等,其参会者参会旅程也各不相同,为了更好地构建个性化参会旅程,需要切实根据会议类型出发。

百格在这里,就简单挑选三种会议类型,浅谈可以绘制的参会旅程:

产品发布会

会议目的是为了新品发布,吸引消费者购买。

旅程路径参加发布会(积分+10)-参与新品发布趣味PK(积分+20)-发布会现场申请试用(积分+40)-参与新品抽奖(积分+20),积分≥70,则可获得内测资格,且积分越高,意向价值越高,有利于后续培育转化。

亮点性设计:

  1. 趣味PK:企业可以将PK内容设为用户关注点,从而分析出参会者最期待的更新是哪一个,后续也可以继续往这一块功能更新上努力;
  2. 新品抽奖:面向B端的产品可以抽取一年使用权;面向C端产品可以抽取新品;
  3. 内测资格放送,可以收取用户反馈,后续改进。

供应商大会

供应商大会,企业作为主导,主体是供应商,会议核心是要转化为供应商行动,巩固合作加深信任。

旅程路径:会场参加演讲(签到)-供应商展示区参观(签到互动)-行业交流沙龙(签到)-问卷调查:评估合作意向度(签到)-抽奖(签到),根据问卷情况评估供应商合作意向,再结合签到场次分析参会供应商的关注内容方向,有助于后续建立关系。

亮点性设计:
供应商展示区参观可以设立签到互动,每进入一个展位,可以积一分,积分高低可以有对应小礼物兑换领取一份。

展会

展会目的是希望通过参展实现客户转化。

旅程路径:关注公众号送(打卡)-真伪展品参观互动(打卡)-拍照分享(打卡)-进入演讲区(打卡),打卡完毕、填写问卷即可参与抽奖,且打卡次数越多,中奖率越高。

亮点性设计:
抽奖中签率是根据打卡次数提升的,可以规避掉一些意向度没那么高的参会者中奖。

这样的方式可以促进展会打卡完成率增高、问卷调研可以收集本次展会的不足及客户意向、参加演讲打卡的可以定为重点客户等,丰富了参会旅程的绘制。

当然,撇开这些细节化的参会旅程构建,主办方也可以通过全渠道(官网、小程序、直播、论坛问卷抽奖、展区导览屏、论坛环节植入、全局互动等),收集会议的多类型受众(伙伴、客户、项目需求、大会NPS等)的声音。

总言之,无论会议类型如何,都需要针对内容做好内容展示旅程的额“埋点”,捕获参会者心理,帮助企业跑通最重要的环节;同时穿插互动“埋点”,拉近主办方与参会者距离。
步骤三

BagEvent

收集反馈,持续优化参会旅程

延续会议影响力,循环收集补充绘制参会旅程

1.会后关怀提升参会体验

会议结束后,企业主办方还需要为参会者提供“管家式”贴心关怀,比如通过邮件触达的方式,向参会者表示感谢,让参会者感受到被尊重。

2.会后延续补充绘制参会旅程

会后关怀是与参会者保持联系的第一步,延续会议影响力是关键。

毕竟如果企业只做到会后关怀,那么参会者对品牌的印象再好也就止步于会议结束了。所以企业需要根据会场”埋点“环节,分析参会者意向,比如:通过“埋点”发现参会者对产品功能更新感兴趣,可以向参会者触达产品更新相关内容,投其所好,个性化营销,持续收集参会者的后续动态,绘制完整旅程。

当然,会议的创建举办、全流程的数据追踪、客户关怀、“埋点”情况分析,都是企业绘制参会旅程的关键。百格作为一款专业、人性、高效的活动管理平台,可以帮助企业做好会议前中后期管理、追踪,实现无缝参会,构建个性化旅程,提升参会体验【点击申请百格功能演示】。

【END】

参会旅程绘制的本质在于对参会者的认知、体验与企业业务和目标的对齐。

所以,企业应当从参会者体验出发,深耕于参会者每一个“点”,逐步形成对参会者“面”的了解,最终做出契合参会者的内容、产品服务,绘制出个性化参会旅程,从而促进双方合作交流、价值交换。


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