【策略】2024年,选择中大型现场会议活动软件的10个技巧
余亚洲 2024-05-24 10:43

前言


会议活动管理软件该如何选择?

从2023-2024年开始,大型会议活动比往年举办更加活跃,更多的企业会议、学术会议、展览会议开始考虑使用数字化、智能化会议管理软件。从活动站设计、票务的售卖、 嘉宾邀约通知到现场签到、销售线索收集到会议数据分析,全面提升办会效率和会议品质本身。

根据2024年的趋势报告,来自现场会议活动的线索也远比其他渠道有更高的终身价值。与此同时,软件的支撑也让参会者更加容易融入会议当中,参会者管理也更加方便, 好的中大型现场会议活动软件具有以下优势:

① 节省主办方的人员时间 ,让组织者专注会议整体体验。

② 创建更具吸引力的接触点和体验,以提高潜在客户转化率。

③ 先进的数据分析可深入了解参会者行为模式并确定需要改进的领域。

那么中大型会议主办方应该如何选择一个款合适的软件?我们不妨考虑以下十个要点:

Q1:是否有模块化的可扩展的系统解决方案

Q2:是否有友好的用户交互界面便捷的使用体验

Q3:核心功能是否满足会议需求

Q4:是否有必要的邀约推广工具集成——EDM、短信

Q5:是否有现场必要的签到互动工具

Q6:是否有用于评估活动绩效的分析和报告

Q7:是否有足够的品牌展现能力

Q8:数据是否安全与合规

Q9:是否能够获得培训资源现场支持

Q10:是否使用环保与可持续发展的方案

Q1

是否有模块化的、可扩展的系统解决方案?

专业的会议活动管理系统应该拥有模块化的、可扩展的系统解决方案,不仅可以应对本次的会议活动需求,又可长期为主办方提供系统支撑,无论会议的类型、规模都保持始终如一的用户体验。

  • 灵活应对不同的会议规模、会议类型:从中型到大型,从企业会议到学术会议或展会,不同规模和不同类型的企业对于产品的整合需求不同。系统需要灵活应对不同类型、不同规模的会议。

  • 对事件复杂性的适应性:事件有不同程度的复杂性。有些可能已经拥有内部工具或第三方提供商来提供注册和支付等功能,并且可能需要专门的活动技术提供商来进行网络和潜在客户开发。模块化平台允许您根据需要添加或删除功能,自定义技术堆栈以满足每个活动的独特要求。

  • 长期可行性:随着主办方会议的不断发展完善,可扩展的解决方案可以适配主办方当下需求,避免无法解决的技术困难。

  • 成本效益:复利效应的可扩展的模块化会议平台在经济上是明智的选择。无需频繁地对新技术进行再次投入。因为同一个平台可以随着时间的推移进行扩展并适应不断变化的需求。

  • 对行业趋势的敏捷响应:中大型会议行业是动态的,趋势和与会者的期望经常变化。敏捷的活动技术平台可以快速适应这些变化,确保会议活动保持最新状态和竞争力。


Q2

是否有友好的用户交互界面,

便捷的使用体验?

想象一下你举办了一场热闹的会议,但与会者很难浏览活动网站从而带来不顺畅的体验,参与度和口碑同步下降。

这就是为什么在中大型会议主办方选择会议活动管理系统时优先考虑易用性和美观的用户界面。这可以确保:

  • 无摩擦交互:具有直观导航功能的用户友好平台让与会者无缝查找信息、注册和参与,不再因技术障碍阻碍他们的体验。

  • 积极的第一印象:具有视觉吸引力的界面、清晰的布局和一致的品牌塑造专业的基调。

  • 轻松注册:清晰简洁的注册流程和最少的步骤鼓励参与,没有人愿意在加入之前花很长时间填写表格。

  • 直观的功能:报名、信息填写、参会议程等流程直观易懂,每一步操作都清晰指示,减少与会者在参与过程中的困惑和操作负担。

  • 移动优化:确保平台针对移动设备进行优化,以在智能手机和平板电脑上提供无缝体验,使与会者能够随时随地管理其活动参与情况。

  • 辅助功能:优先考虑迎合不同受众的功能,例如屏幕阅读器兼容性或语言选项。包容性的平台确保每个人都可以轻松参与。


Q3

活动管理系统核心功能是否满足会议需求? 

2024 年参展商趋势报告显示,64% 的受访者将沉浸式体验视为现场活动的关键,而 45% 的受访者认为量身定制的议程计划至关重要。活动技术平台应配备一整套功能,以满足活动管理的各个方面。这有助于极大地简化后勤工作,并让您可以随时轻松升级。以下是您应该寻找的一些核心功能:

注册管理

签到管理

会议微站

参展邀约

参展互动

在线直播

客户关系管理

会议日程管理


当然在学术会议系统中还有:

学术官网建设

学术会议宣传

论文征集管理

参会代表注册管理

论文评审与结果

通知

日程编排

财务管理


Q4

是否有必要的邀约推广工具集成——

会议微站 + EDM + 短信?

邀约推广是企业办会重要的环节,好的系统可以承载企业办会前期的推广事务,同时让会议有可延续的价值属性。

邀约推广工具的集成,主办方可以考虑会议微站 +EDM +短信的方式。


Q5

中大型现场会议活动软件

是否有现场必要的签到互动工具?

选择一种好的签到方式,可以瞬间提升参会体验,合适的签到互动工具不仅提高了活动的效率和便利性,还增强了参与者的体验感和粘性。签到互动工具可以快速、准确地记录参与者的信息,减少了传统签到方式中可能出现的人为错误和排队等待时间,从而提高了活动的整体效率。主办方可以根据实际需求考虑RFID签到人脸识别签到微光扫码签到微信签到等方式。


Q6

中大型现场会议活动软件

是否有用于评估活动绩效的分析和报告?

专业的中大型现场会议活动系统应该有用于评估活动绩效的分析和报告;通过绩效分析和报告,可以清晰地了解活动是否达到了预期的目标和效果。

这包括参与人数、观众满意度、销售额、品牌曝光度等多个方面。绩效分析和报告能够揭示活动过程中存在的问题和不足。

例如,某些环节的参与度不高、观众反馈不佳或销售额未达到预期等,便于优化资源配置、提升决策质量、增强团队协作和沟通。


Q7

是否有足够的品牌展现能力? 

当活动或展会营销系统拥有足够的品牌展现能力时,其优势是显而易见的,通过精心策划和设计,可以确保品牌在活动中得到充分、有效的展现,将有助于提升品牌认知度、强化品牌形象、增加品牌好感度,并促进品牌传播,从而达到更好的营销效果。

是否有足够的品牌展现能力可以从以下几个方面考虑:

  • 查看过往案例品牌展现效果

  • 是否提供多种品牌传播渠道

  • 通过演示版本亲自体验品牌展现的效果

  • 了解供应商的团队构成和人员是否专业

  • 是否有针对不同展现需求的解决方案

  • 考虑可扩展性和灵活性,是否可以根据需求及时调整

  • ……


Q8

数据是否安全与合规?

中大型现场会议活动系统的数据安全性与合规性是至关重要的,数据泄露或不合规使用可能导致品牌声誉受损。确保数据安全性与合规性有助于维护品牌形象和信誉。通过实施有效的数据安全管理措施,可以减少因数据泄露或丢失而导致的业务中断和损失,从而提升运营效率。

判断数据安全性和合规性从以下方面:

  • 技术安全评估:是否采用了数据加密技术,是否具备防火墙、入侵检测系统等防护措施,以抵御外部攻击。

  • 访问控制:系统是否实施了严格的访问控制策略,只有授权人员才能访问敏感数据。

  • 数据备份与恢复:了解系统是否定期进行数据备份,并测试备份数据的有效性。

  • 隐私政策与条款:审查系统的隐私政策和用户条款,了解系统如何处理用户数据以及是否遵守相关法规。确保系统只收集必要的用户信息。

  • 数据使用与共享:了解系统是否明确告知用户数据的用途和共享范围。检查系统是否得到了用户的明确同意,才将用户数据用于营销或其他目的。


Q9

 能够获得培训资源和现场支持?

会议活动管理系统的服务商提供培训资源和现场支持对于提升用户体验、增强品牌形象以及确保活动的顺利进行都具有重要意义。


充分的培训可以帮助用户避免常见的错误和失误,提高工作质量和效率。通过培训资源可以快速熟悉和掌握系统的各项功能和操作流程,减少摸索和试错的时间,从而更高效地利用系统完成营销任务。减少或避免现场因操作不当而导致的失误。


现场支持能够及时解决出现的技术问题,避免影响活动的顺利进行。在展会或活动现场,如果出现问题而没有现场支持,可能会导致现场混乱,甚至影响活动的顺利进行。


Q10

是否使用环保与可持续发展的方案?

会议活动管理系统中引入环保与可持续发展的技术具有显著的优势,这些优势不仅体现在环境保护方面,也对企业形象、经济效益和长期战略发展产生积极影响。

  • 环境保护:数字签到、电子门票和无纸化活动信息展现可显著减少纸张消耗,活动或展会过程中的碳排放、废弃物产生和水资源消耗,从而降低对环境的负面影响,提升会议活动口碑。

  • 提升企业形象:采用环保技术的企业能够展示其对社会和环境的责任感,树立正面的品牌形象,增强消费者的好感度和信任度。

  • 创新竞争力:在行业中率先引入环保技术的企业能够形成技术壁垒,提升竞争力,吸引更多的合作伙伴和客户。

  • 经济效益:虽然初期投入可能较大,但长期来看,环保技术可以降低运营成本,采用无纸化系统可消除门票、小册子和标牌的打印成本、能源成本、废弃物处理成本等,提高经济效益。

  • 满足市场需求:随着消费者对环保和可持续发展的关注度不断提高,采用环保技术的活动或展会更能满足市场需求,吸引更多参与者。

  • 简化操作:数字工具可以简化注册和数据管理等活动运营,从而可能减少人力需求和相关成本。


写在最后

除了以上十个要点,在选择中大型现场会议活动软件的时候还需要参考例如客户评价、服务商执行能力、服务商企业信誉等方面。

通过多方参考和挑选之后选择更有实力和经验的会议活动管理系统服务商,可以更好的帮助现场会议营销的进行,避免因系统不完善或人员不专业而造成的突发状况,确保会议活动的顺利进行。


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