百格大型年会案例:发票管理、现场采集原来是这么做的!(记录上万参会者的知识产权年会实战技巧)
会议案例 Ada 2023-12-21 14:44

引 言


知识产权年会背景:第十二届中国知识产权年会,是以“知识产权支持全面创新”为主题举办的盛会。本次年会共设置1个主论坛和13个分论坛,积极迎接上万位参会者共襄创新。用生动的方式向世界讲述着中国知识产权事业发展成就,为全球知识产权管理积极贡献了中国智慧。

那么,在这样一场极具影响力的知识产权年会成功举办的背后,又有着怎样不一般的“智慧”呢?
今天,我们不妨来看看:本次知识产权年会,在注册报名、门票找回、发票集成以及多场地签到、分会场采集等诸多需求上,是如何通过百格实现“智慧”彰显的。


百格定制化会议活动管理解决方案

由于本次知识产权年会主办方拥有权威的官方网站,所以对于活动报名网站的定制化需求并不明显,反而更注重将活动报名网站与他们官方网站的无缝衔接。

因此,知识产权年会的活动报名官网,只采取了自定义组件拖拽,轻松完成搭建,从而实现活动报名流程的简化,以及网站信息的无缝衔接。


Part1

BagEvent

注册报名、门票找回sop化,化繁为简


01

参会注册流程化管理,

减少对接工序

当主办方通过百格完成活动报名网站的搭建后,主办方可以将报名网站链接嵌入自身的官方网站,并采取多重营销方式进行推广。

不过,参会者在报名参会过程中,无论审核通过与否,通常都希望能够快速得到主办方反馈,以便及时安排自己的行程。为保障参会者权益,减少参会者因为交际等待审核结果,而频频与主办方联络对接询问进程的情况,百格为主办方提供了参会注册流程化管理。

当参会者通过主办方官网了解到会议活动情况,点击报名链接或扫描二维码,即可跳转百格注册报名页面,当参会者选择门票类型,并填写注册表单并提交后,便会收到待审核的通知短信,告知参会者等待审核。

当参会者提交报名后,主办方可以通过百格后台对参会者信息进行审核,当主办方确认审核通过后,参会者方可收到系统自动发送的审核通过的短信、邮件,并获取电子票,届时方可算完成活动报名。

知识产权年会“注册-报名-审核-通过”每一步,百格对用户进行了触达,让参会者能够知晓门票审核进程,无需焦急,从而减少因参会者焦急带来的频频对接工序。

02

开放门票找回入口,

加快找票进程

虽然报名成功后,参会者会收到报名成功的邮件及短信,但报名参会距离会议当天还有很长一段时间,难免会发生工作邮件堆积、短信误删等情况,导致无法找到参会电子票,虽然往往可以通过联络主办方找票,但对于参会人数众多的会议来说,主办方难免会无法及时回复,最终延误参会者参会进程。

而本次知识产权年会的规模盛大,参会者众多,为避免这种情况的发生,本次年会主办方提出设置“门票找回”入口,让参会者可以自主找回门票。




因此,百格为知识产权年会报名网站上,开设了“门票找回”入口,参会者如果遇到门票丢失的情况,只需要在这个入口输入“报名时填写的手机号或邮箱”,即可迅速找回,并再次通过邮件、短信的形式,将电子票发送给参会者,保障了参会者参会权益,提升反馈效率。


Part2

BagEvent

集成发票管理功能,简化开票流程


发票对主办方来说,是财务入账的合法凭据。对于税务机关来说,是企业是否依法纳税的主要依据。对于参会者来说,发票是证明行为的一种消费凭证,也是报销的必要依据。
但由于本次知识产权年会的会议规模较大,报名人数较多,主办方要到税务系统上,去逐一为参会者打印发票,流程相对麻烦。
因此,百格为本次知识产权年会的主办方,提供了我们的发票集成功能。当参会者报名成功后,参会者购票信息会自动进入百格集成的发票打印系统后台。

当参会者需要主办方提供发票服务时,主办方只需要进入百格后台的发票列表,点击开具发票按钮,即可完成开具。发票开具完成后,参会者会实时收到电子发票邮件,轻松完成发票开具。


Part3

BagEvent

多场地签到、“主-分”会场信息采集

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多场地签到,

为会场分流减压

所谓多场地签到,本次知识产权年会的参会者数量非常可观,单家酒店无法容纳,因此参会者分两家酒店入住,为避免参会者在签到当日会场、酒店两边跑的情况。
百格为主办方在提供了数字化签到,并在两家酒店都开设了签到点。签到点不同,但签到数据都将被统计在百格后台,方便主办方对参会者签到数据有基本把控。分场地进行数字化签到,不但实现了会场分流,还提升了签到效率。