百格大型年会案例：发票管理、现场采集原来是这么做的！（记录上万参会者的知识产权年会实战技巧）

会议案例 Ada 2023-12-21 14:44

引言

知识产权年会背景：第十二届中国知识产权年会，是以“知识产权支持全面创新”为主题举办的盛会。本次年会共设置1个主论坛和13个分论坛，积极迎接上万位参会者共襄创新。用生动的方式向世界讲述着中国知识产权事业发展成就，为全球知识产权管理积极贡献了中国智慧。

那么，在这样一场极具影响力的知识产权年会成功举办的背后，又有着怎样不一般的“智慧”呢？

今天，我们不妨来看看：本次知识产权年会，在注册报名、门票找回、发票集成以及多场地签到、分会场采集等诸多需求上，是如何通过百格实现“智慧”彰显的。

百格定制化会议活动管理解决方案

由于本次知识产权年会主办方拥有权威的官方网站，所以对于活动报名网站的定制化需求并不明显，反而更注重将活动报名网站与他们官方网站的无缝衔接。

因此，知识产权年会的活动报名官网，只采取了自定义组件拖拽，轻松完成搭建，从而实现活动报名流程的简化，以及网站信息的无缝衔接。

Part1

BagEvent

注册报名、门票找回sop化，化繁为简

参会注册流程化管理，

减少对接工序

当主办方通过百格完成活动报名网站的搭建后，主办方可以将报名网站链接嵌入自身的官方网站，并采取多重营销方式进行推广。

不过，参会者在报名参会过程中，无论审核通过与否，通常都希望能够快速得到主办方反馈，以便及时安排自己的行程。为保障参会者权益，减少参会者因为交际等待审核结果，而频频与主办方联络对接询问进程的情况，百格为主办方提供了参会注册流程化管理。

当参会者通过主办方官网了解到会议活动情况，点击报名链接或扫描二维码，即可跳转百格注册报名页面，当参会者选择门票类型，并填写注册表单并提交后，便会收到待审核的通知短信，告知参会者等待审核。

当参会者提交报名后，主办方可以通过百格后台对参会者信息进行审核，当主办方确认审核通过后，参会者方可收到系统自动发送的审核通过的短信、邮件，并获取电子票，届时方可算完成活动报名。

知识产权年会“注册-报名-审核-通过”每一步，百格对用户进行了触达，让参会者能够知晓门票审核进程，无需焦急，从而减少因参会者焦急带来的频频对接工序。

开放门票找回入口，

加快找票进程

虽然报名成功后，参会者会收到报名成功的邮件及短信，但报名参会距离会议当天还有很长一段时间，难免会发生工作邮件堆积、短信误删等情况，导致无法找到参会电子票，虽然往往可以通过联络主办方找票，但对于参会人数众多的会议来说，主办方难免会无法及时回复，最终延误参会者参会进程。

而本次知识产权年会的规模盛大，参会者众多，为避免这种情况的发生，本次年会主办方提出设置“门票找回”入口，让参会者可以自主找回门票。

因此，百格为知识产权年会报名网站上，开设了“门票找回”入口，参会者如果遇到门票丢失的情况，只需要在这个入口输入“报名时填写的手机号或邮箱”，即可迅速找回，并再次通过邮件、短信的形式，将电子票发送给参会者，保障了参会者参会权益，提升反馈效率。

Part2

BagEvent

集成发票管理功能，简化开票流程

发票对主办方来说，是财务入账的合法凭据。对于税务机关来说，是企业是否依法纳税的主要依据。对于参会者来说，发票是证明行为的一种消费凭证，也是报销的必要依据。

但由于本次知识产权年会的会议规模较大，报名人数较多，主办方要到税务系统上，去逐一为参会者打印发票，流程相对麻烦。

因此，百格为本次知识产权年会的主办方，提供了我们的发票集成功能。当参会者报名成功后，参会者购票信息会自动进入百格集成的发票打印系统后台。

当参会者需要主办方提供发票服务时，主办方只需要进入百格后台的发票列表，点击开具发票按钮，即可完成开具。发票开具完成后，参会者会实时收到电子发票邮件，轻松完成发票开具。

Part3

BagEvent

多场地签到、“主-分”会场信息采集

多场地签到，

为会场分流减压

所谓多场地签到，本次知识产权年会的参会者数量非常可观，单家酒店无法容纳，因此参会者分两家酒店入住，为避免参会者在签到当日会场、酒店两边跑的情况。

百格为主办方在提供了数字化签到，并在两家酒店都开设了签到点。签到点不同，但签到数据都将被统计在百格后台，方便主办方对参会者签到数据有基本把控。分场地进行数字化签到，不但实现了会场分流，还提升了签到效率。

“主-分”会场信息采集，

精准把控会场人数

本届年会共设置1个主论坛和13个分论坛，设计多个会场的信息采集，为保证采集效率及采集进程把控，百格为知识产权年会提供了采集点权限控制功能。知识产权年会主办方可以在后台设置多个分会场采集，并明确各个分会场采集总人数，方便后续对数据的把控，有效提升进场效率。

END

此外，百格还为本次年会提供了全流程数据实时追踪，包括报名统计、签到统计、收款统计、访问量统计等，并形成不同维度的可视化数据统计报表，让主办方对会议效果一目了然，也为会议后续精细化运营服务提供强有力的数据支撑。

百格作为一款专业的会议活动管理平台，致力于为用户提供人性、专业、高效的服务。

未来，百格活动也将不断打磨技术，深研产品服务，围绕客户需求，站在客户角度提供解决方案，创新会议价值。

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