【案例】一场既保障参会者权益、又能捕获关键信息的会议如何演绎?(深度剖析:KubeCon峰会案例)
会议案例 Ada 2023-12-01 10:25

百格资深会议专家

Anna Qian

十年数字会议管理经验

资深解决方案专家

拥有广泛的数字化会议知识和技能,擅长解决各种复杂的数字化学术会议需求,服务于多个中大型学术会议,如:高分子学术会议等,并具备利用最新技术和工具来推动数字化会议的发展和创新的能力,助力主办方成功组织和管理各种规模及类型的会议。


KubeCon国际会议案例背景:“2023年中国KubeCon+云原生大会+开源峰会” 是由Linux 基金会、CNCF 主办的旗舰会议。本次峰会聚集了来自世界各地领先的开源和云原生社区的采用者和技术人员,共同探讨与分享开源、云原生技术的最新进展和创新应用,其会议影响力不容小觑。
那么,在这一一场盛大的行业峰会圆满落幕的背后,KubeCon又存在着怎样的演绎历程呢?

今天,Anna将深度解剖:百格是如何协力KubeCon,在隐私条款、表单征集、多级门票设定以及开放取消注册通道、优化退票流程等诸多需求上做出完美演绎的。


百格定制化会议活动管理解决方案

Part1

BagEvent

隐私条款、表单征集、多级门票设定,

保障与会双方权益


01

隐私条款“增强式告知”,

赋予与会知情权

隐私条款是用户了解产品或服务关于个人信息收集、使用等行为的窗口,是用户行使法律赋予的选择同意权利的首要渠道。且隐私条款最重要的目的也是对用户进行告知。
而KubeCon作为国外组织方,在国内办会必须要做好隐私条款提示,做到明确且醒目。

因此,百格为KubeCon提供了弹窗显示隐私条款。当与会者进入活动报名网站时,隐私条款的弹窗就一直存在,只有当参会者进行条款勾选并确认后,才能进入注册报名。


而且,百格还对隐私条款的核心内容,做突出展示,“增强式告知”的方式可以让与会者快速了解隐私政策的核心内容,清晰了解到活动对个人信息收集处理等行为。

02

精细化与会信息征集,

精准把控与会质量

KubeCon本次的行业峰会,面向的是世界各地领先的开源和云原生社区的采用者和技术人员,对与会者信息收集也设置了条件,比如:当与会者选择了工作类别,就会有条件选项弹出,询问与会者对技术认同等。
基于KubeCon对与会注册条件表单的诉求,百格活动为其提供了自定义表单设置功能,主办方可以在活动管理后台,通过模块化自由拖拽、组合等,自定义设计精细化的与会信息征集表单。
这样的信息收集,能够方便主办方对每个与会者属性有清晰的定位,也有助于主办方在后台更好地对与会者资质审核,精准把控与会质量。

03

活动门票多元化设置,

满足不同与会需求

与会人员身份不同,在活动门票选择上也是有所区别的,为了更好地契合与会者,KubeCon提出门票分级、邀约注册门票、复合码邀约购票及同场活动增购等需求,百格逐一为其提供解决方案。

  • 门票分级

KubeCon为了鼓励和支持个人从业者参与会议进行交流学习,为个人从业者提供了个人全场通行票,权限与全场通行票一致,作为福利享有。
因此,百格为其提供了门票分级定价,根据不同与会者属性,拟定等级差价,从而通过扩展门票价格区间,扩充精准与会范围。


  • 邀请码邀约注册

本次KubeCon的会议演讲嘉宾是以公开召集的形式展开的,当演讲者有演讲想法,可以联系主办方申请演讲,当演讲通过后,主办方将会给予他们邀请码,邀约注册参会。
除了演讲嘉宾邀约,KubeCon还提供了赞助商、媒体、CNCT终端用户等邀约注册名额,从而吸引更多有资质的赞助商、媒体加入峰会,让峰会更具影响力。


百格活动为KubeCon提供了“邀请码”功能,让KubeCon根据峰会拟邀约对象,自主设计匹配的优惠码,迎合KubeCon对会议中不同群体的邀约策略。

  • 复合码邀约购票

复合码是一种既能满足邀请,又能满足优惠的叠加码功能。是为了满足KubeCon的邀约嘉宾有想参与同场活动的需求,使用复合码可以让被邀约嘉宾能够享受双重福利,轻松解决与会嘉宾多个活动的参会需求。



  • 同场活动增购

KubeCon的峰会的会议主要集中在27-28日,26日是专场活动,即26号的活动需另外购买门票。基于需要参加26号专场活动的这部分与会者,可以在注册报名会议的同时,同步勾选专场活动,一同完成报名。
而基于报名时,部分专场活动还未完全确认的情况下,百格也为KubeCon提供了2种方式增购同场活动:
  • 方式一:注册参会后,与会者可以通过报名官网的“查看、修改参会信息”的入口,进行增购;

  • 方式二:当注册参会后,KubeCon会给与会者发送订单确认,与会者可以通过订单确认函进行增购。

Part2

BagEvent

开放取消注册通道,优化退票流程




想必不少与会者都有计划好去参会的日子,突然被临时的事情拖住了腿,而无法到达现场的情况吧?往常都是通过各种方式努力联系上主办方,说明无法到场的情况后,再通过漫长的等待周期,才能完成退票。
KubeCon考虑退票流程较为繁琐,提出公共开放退票入口的诉求。因此,百格为KubeCon在活动报名网站上,开放了退票入口,与会者只需要在这个入口申请取消注册,主办方就可以在后台清晰看到取消信息,提升处理效率。


Part3

BagEvent

百格打通MarketUP联合营销,

优化邮件触达效能


活动报名成功后,与会者会将会收到KubeCon发送的邮件,告知与会者订单、会议等相关信息。为保证与会者收到的邮件内容能够呈现品牌独一无二的风格、清晰呈现邮件内容;同时主办方还能自动追踪邮件触达数据,全面掌握邮件营销效果的追求,百格联合打通MarketUP。
KubeCon只需要在后台百格账号“一键绑定”MarketUP账号,即可通过MarketUP邮件功能里的可视化编辑器,自定义拖拽搭建,所见即所得,快速设计出符合峰会调性的邮件。
当与会者报名成功后,后台也会自动将在MarketUP中设计的邮件内容,有针对地触达给与会者,并可以通过MarketUP后台邮件追踪功能,实时追踪邮件触达效果,优化触达效能。


Part4

BagEvent

胸卡多场景应用采集,

数据采集权限控制与捕获分析


01

自定义构建胸卡样式,

多场景胸卡应用

基于KubeCon对活动门票的分级管理,与会者对同场活动的购票行为,国际会议的姓名展示特殊性这三个因素,百格为其提供了四种签到胸卡的样式设计,适用于KubeCon会议的各种签到身份需求。
此外,胸卡二维码也将分会场、餐厅、酒店等信息全面覆盖,真正保障了与会者多场景胸卡应用。

另外,考虑到KubeCon的同场活动名称较长,且不少与会者报名了多个同场活动,胸卡在打印同场活动区无法显示全所有信息,百格给KubeCon提出缩写同场活动名称的意见,保证同场活动打印区域能够有足够的空间。

02

展商/分会场信息采集,

精准捕获线索信息

KubeCon的峰会涉及多个专场活动,为了保证专场参会秩序,KubeCon为各个专场设置了权限识别,当与会者到达专场活动,可以通过信息采集,审核是否购买专场活动门票,方便对专场数据的把控。
同时,KubeCon为了保障展商能够精准捕获有效价值线索信息,也为展商提供了信息采集功能,让展商快速了解参展者信息。会后,展商点击导出采集数据后,便可在邮箱查看所有数据,从而方便展商企业进一步对线索进行沟通交互营销等。
值得一说的是,在上海跨国采购会展中心签到时,还遇到了这样的情况:会展中心需先扫码才能进入,与会者在会展中心入口做了扫码,以为完成了签到,到会场区域则忘记出示门票签到。基于此,百格为保证签到效率,不延误会场进程,新增了几个签到口,并安排人手在签到处提前告知与会者需要出示签到。

03

全流程数据追踪,

可视化图表分析

会后,百格为KubeCon提供了全流程数据实时统计,并形成不同维度的可视化数据统计报表,让KubeCon对会议效果一目了然,为后续会议活动开展复盘提供重要依据。


“2023年中国KubeCon+云原生大会+开源峰会” ,百格同在。

未来,百格活动也将不断打磨技术,深研产品服务,围绕客户需求,站在客户角度提供解决方案,创新会议价值。

【END】

百格作为一款专业的会议活动管理平台,致力于为用户提供人性、专业、高效的服务。

如果您对百格活动感兴趣,想要预约演示,可以点击【这里】填写表单,百格活动的工作人员会尽快联系您。


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