会议活动邀约指南 | 从理论到实践的进阶邀约实战技巧
活动干货 Ada 2023-10-27 09:24

会议邀约是会议营销中至关重要的一个环节,它关系着参会的嘉宾质量、活动口碑、会议长远发展及影响力等。

但百格纵观历届会议活动举办,发现有不少主办方在会议邀约这一块做的尚且不够,让不少精准客群流失,致使会议活动影响力不足。


会议活动邀约痛点

会议邀约参会者精准度不足

即便主办方筹办过多届会议,也不敢说自己邀约来的参会者都是精准的,这是因为主办方没有对邀约客群做具体细分,不了解参会者的需求等,最终导致邀约了部分意向不高的客群参会。 

会议邀约方式不当

参会者属性不同,邀约的方式也不相同,举个例子:如果给意向客户,我们也只是使用普通邀约方式进行邀约的话,客户难免会有没受到重视的感觉,那也就影响了客户参会决策,直接也导致可能产生的合作被取消。

会议邀约合作体系不全
会议活动邀约时,主办方往往会和媒体、机构等渠道进行合作,希望借助合作扩大会议邀约影响力,达到吸引更多精准客群的效果。但不少合作渠道的资源能力有限,并未带来有效、高质量的参会者。
会议活动邀约的痛点还有很多,比如:会议价值呈现不够、邀约成本高等,在此就不一一赘述了。
接下来,百格将从理论到实践,深度解析会议邀约实战技巧经验,帮助主办方提升会议活动邀约率。

会议活动高效邀约策略:2原则3技巧

2个邀约原则

会议邀约是对外的邀约,其重要性和要求也会很高,所以要时刻铭记两个原则:精准和目的。

所谓精准就是对外的输出物料、话术、内容都不能出半丝差错,必须确保百分百正确;而会议邀约目的就是希望通过邀约,客户愿意注册参会。

所以这两者必须在学习邀约技巧前先掌握的东西,

3个邀约技巧

会议价值体现:会议邀约需要体现出专业性和价值性,尤其是会议议题、嘉宾及讲师等内容的凸显,更能烘托会议价值。

邀约前要筛选精准客群,减少无效邀约。

重要客群嘉宾要点对点单独沟通,尽显诚意。

更多会议活动邀约干货,可以点击下方图片下载。


会议活动邀约解决方案

明晰邀约客群

主办方要想精准邀约参会者,就必须知晓“我的精准客群”是谁。但这并不是就简单在脑海中过滤一下就可以得出来的,往往需要先对“精准客群”进行定义,定义方向内容包括:需求、特征、行业、职位等,从而完成精准客户画像绘制。

关于明晰精准邀约客群,百格总结了两种筛选精准客群的方式:

1.从往期活动数据中,界定精准客群

同类型、相似活动,主要的客户群体应有哪些?

这些客户有什么行业或规模的特征?

哪些分会场的内容更能够吸引出目标群体的关注度?

2.从现有客户中,筛选精准客群

购买产品的人群应有哪些?

购买产品的经济状况如何?

购买产品的收入、行业、职业的划分?

哪些区域的客户业绩贡献较大?

通过上述客群筛选分析,主办方大致能筛选出目标客户,排除无效客群。接下来就可以给目标客户进行细分,根据需求度判定客户为:潜在客群、意向客群、合作客群等。

多端呈现会议价值

第二步是为了呈现会议价值,因为无论是潜客、意向客户、已合作客户,都需要让他们看到这次会议究竟是否值得参与,是否对自己有帮助。所以在会议价值呈现时,需要尽可能突出会议优势,比如:会议活动背景、介绍、议题、嘉宾等,尽可能吸引客群做出参会决策。

那么最好的价值呈现载体非活动网站莫属了,因为活动网站是会议邀约信任度较高的邀约入口,是专业且权威的,是能直接影响参会者对活动及主办方的直观感受和印象的。

使用百格活动搭建会议网站,无需专业技术人员,是SaaS化、0代码的,全流程采用模块化设计,适配多端口,包括:PC端、微站、小程序等,为主办方邀约参会者提供了无限助力,多端口呈现,尽显会议价值。

精准选择邀约方式

会议邀约的客群不同,所采取的邀约方式也不相同。就比如说:对于没有行业资源情况下,筹办新展会的主办方来说,那么最有效的邀约方式就是渠道推广宣传了。但基于有过办会经验,拥有行业资源的主办方,便可根据客群采取契合的邀约服务。

1)潜在客群:普通邀约

潜在客户在未确定合作前,主办方只需要通过邮件、短信及电话这些常规方式向目标参会客群发出邀请即可,这种客群一般都是历届参会者,或者从竞价、SEO等渠道来源的有效线索。

这部分人群基数大,是不可忽视的邀约客群,它直接影响着会议规模,因此需要尽可能在邀约过程中,要尽可能地出现一些能够吸引潜客的价值内容。

邮件邀约:邮件内容需要包含会议时间、地点、日程、拟邀嘉宾等信息,并附载报名通道等,尽可能让用户一下就看到邮件传递的信息。

短信邀约:短信一般受字符限制,在做短信邀约的时候要尽可能精简,并附上活动网站,这样当客户收到短信感兴趣时,可以戳链接进入微站了解会议信息。

电话邀约:主要是通过话术传达会议信息,现在较少使用这种邀约方式,通过电话获取会议信息难免会出现信息遗漏等情况。

2)意向客群:定向邀约

定向邀约不但可以保障会议邀约客户质量,还可以给邀约参会嘉宾带来受重视的感觉,是非常必要的的邀约方式。

一般来说,定向邀约有三种邀约方式:销售定向邀约、邀请码邀约及邀请函邀约。

销售定向邀约:即销售进行1V1的邀请,让客户感受到主办方的热情。基于这种定向邀约,不少销售都有这样的担心:无法区分该客户是谁邀约的,影响销售业绩怎么办。百格的销售推广功能,可以根据不同销售形成不同的邀请链接,专人专链邀约客户,邀约成功后也会自动归属对应邀约的销售名下,轻松避免销售邀约无法分辨归属的情况。


邀请码邀约:所谓邀请码邀约,是针对客户形成的指定门票邀约注册码,一般适用于给嘉宾的专属门票邀约。


邀请函邀约:邀请函邀约,可以更好地打动邀约客户。而百格后台提供的邀请函邀约,是基于H5和百格形成的数字化邀请函,具有丰富的呈现形式,并且可通过二维码进行有效连接,并适配在多平台进行推广邀请用户报名,实现渠道的轻松裂变。


3)合作客群:会员邀约

会员邀约,一般邀约的都是会员,是有长期合作的群体,基于这类型客群,主办方可以相对给予这类型客群会员优惠或会员权限等。主办方可以通过优惠码分享给会员,让会员通过该渠道注册享受会员福利参会,让这类客群愿意延续后续合作。

4)扩大会议影响力:渠道邀约

渠道合作邀约是必须要做的邀约方式,所谓渠道合作邀约指的是与行业媒体、机构平台合作等渠道邀约,是希望通过这个邀约方式,尽可能获得更多潜客参会,不但扩大会议影响力,也提升了后续业务合作的可能性。

基于渠道邀约,百格可以为每个邀约渠道形成独立的邀约链接及二维码,渠道分发链接或二维码后,系统将自动你那个追踪统计每个渠道流量及注册数量,为不同邀约渠道数据统计提供了便捷。

邀约数据可视化追踪统计

百格与各邀约渠道打通,后台会实时追踪统计各渠道数据信息,并自动形成可视化图表管理分析,满足主办方对邀约数据追踪、分析的需求,充分展现活动邀约进程。

【END】

百格作为一款专业的会议活动管理平台,致力于为用户提供人性、专业、高效的服务。

如果您对百格活动感兴趣,想要预约演示,可以点击【这里】填写表单,百格活动的工作人员会尽快联系您。

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