对话8年项目总监：为什么你始终处于执行层难晋升？

百格邀约作者

Maria

8年会议活动领域从业经验

会展业实操领域专家

数字化会议领域撰稿人

大型活动会议项目总监

不知道你有没发现，在互联网时代下，你身边总有那么一群人，他们能够在短期内快速切入一个全新的领域，并且能在不同的环境中灵活运用。他也许是土木工程专业却转行做到运营总监的，也许是从朝九晚五的高校辞职转而投身互联网创业的......那么这些人都是怎么做到的呢？

从初入会场屡屡碰壁的活动执行员到现在每年亲自带队参与上百场会议的项目总监，我已经走过整整八年岁月。刚入行头两年都是一身精力向前冲业绩，但渐渐遇到瓶颈期，发现自己的位置很尴尬：跑去现场去执行身体很累，晋升又不知从何下手。

于是我开始疯狂研究那些成功举办会议的经验与方法，在调研了上千场成功的会议活动后我发现——在会议活动举办的整个流程中，有一个非常重要的环节就是整场活动的任务拆解。

整场活动的任务拆解意味着，你能够清晰的知道自己处于整场活动的什么节点和位置，方便了解自己的岗位职责。不仅如此，如果你真正掌握了任务拆解其实也就掌握了整个项目管理的奥秘，那么你离升职就不远了。

仔细想想，平常在会议活动现场我们遇到问题是如何解决的？是头痛医头脚痛医脚的应付式解决还是从根本上找出问题，打破沙锅究根到底？

最著名的一个任务分解是王健林说的：“如果我要成为首富，设置一个小目标，先赚一个亿。

在我看来，作为一名合格的项目Leader，最重要的一个能力便是能把一个大项目，拆解成具体的工作，这叫做任务分解能力。这个能力的高低决定了一场活动的成败，同时也决定了这个人是普通活动执行者还是整个活动项目的老大。

那么为了让大家都有当项目Leader的能力，今天为大家带来如何将问题极致拆分的方法论以及实操模板。

文末为大家准备了200套工具福利模板

不要忘记哦

我们在任务拆分前，首先要明确的便是：“任务是什么”？广义上来讲，任务是信息的集合，包含：需求内容、完成标准、时间、地点等信息，并且这一任务是由发起人负责发起、监督、验收。也就是说，如果身为主办方的你发起了一项活动或是一场会议，那么你需要制定好这个活动的内容、最终呈现的标准、举办时间以及在哪里举办。以目标为导向，可以快速的推导出会议活动中涉及到的每位成员的任务是什么。

在任务制定前需要明确三个原则，将这三个原则贯穿整体

1.SMART原则

Specific（具体的）：我们办会议活动的目的是明确的、具体的，不能只是一个笼统概括的东西；

Measurable（可衡量的）：拆分一场会议活动中的任务必须是可以通过标准化的数据来衡量的，让工作人员知晓每个环节的工作任务量。

Attainable（可达成的）：拆分的任务在付出努力的情况下是可以实现的，避免设定过高的目标；

Relevant（相关的）：拆分的任务与制定的目标是需要有相关性的；

Time-bound（有一定期限的）：为拆分本次活动任务规定时间节点。

2.二八原则

百分之80的效率来自于百分之20的重要事件。

在会议活动的举办过程中同样遵循着这一原则，例如活动的主题和宣传是活动前期的重点，那么在前期，重点就应该放在宣传推广上面，而非物料的筹备。当然筹备物料属于提前准备的工作，但并不是紧急的任务，这时候我们便需要将工作划分优先级。可以通过象限原则来划分。

这样可以将整场会议活动划分为长线任务：例如，对于不紧急但重要的事可以列为长线任务，工作人员只需要每天抽出一些时间来制作准备；而对于紧急且重要的事则要列为高价值的紧急任务，优先选择完成。

3.适中原则

对于活动任务的拆分，差别与大小要适中，分配任务时也方便排列优先级。

掌握好以上原则后便可以开始执行拆分环节了，我使用的拆分方法是麦肯锡“MECE法则”：

MECE法则是麦肯锡咨询顾问Barbara Minto总结出的原则，英文全称是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够借此有效把握问题的核心，并找到解决问题的方法。

简单来说这个法则的意思就是：把所有的分类情况都包括在内，又没有逻辑上重复的地方。

在会议活动举办过程中，主办方前期若不能准确的概括会议活动的重点，这会直接影响下面的会议进程与效率。MECE分析法第一步就是挖掘清晰、具体的目标去思考。而深度的挖掘是需要重点提取和转化的。

我们运用这一原则来找到所有影响预期效益的关键因素，并找到所有可能的解决办法。那么具体该怎么分类才能保证不重叠、不遗漏呢？

为了方便理解，我来用一个会议活动中最常见的案例来具体说明，例如分析【影响一场活动成功因素有哪些？】以下我用MECE分析法中的五个方法步骤可以快速的帮助你整理现有信息并将其进行有效拆分。

1.二分

“二分”就是将获得的信息分成A或非A两个部分

“A”就是并列结构的因素。例如：活动成功的因素包含主观因素和客观因素两大类，客观因素就是我们这场活动的外部环境，例如环境因素、人脉资源、会场条件等等。与此对应的是内在环境，包含活动主题选择得当，活动执行人员能力强等等

“非A”就是一种数理结构。要将这个问题数理化的拆分，一开始便要想清楚整场活动成功的目标是什么，要从哪些方面去入手，要保证好哪些环节的细节，下面我做了一个图例拆分，可供大家参考。

这两个一种是并列结构，没有等式关联的，另外一种是有等式关联的，相当于是一个数学公式。我们在做分类的时候，应该要尽量去寻找那种有数理结构的分类方式。也就是说能够公式化一切的方式。因为这是最能保证科学分类的最理想的方式。

2.过程

要按照事情发展的时间、流程、程序来对信息进行逐一的分类，在分解整体结构分解为层层要素时要注意以下两点：

1）谨记分解的目的，找到最佳分解角度。

对于同一个项目，如果是要分析进度，就按照过程阶段来分解，如果是分析成本，就按照工作项来分解，如果是分析用户特征，就按照性别、年龄、学历、职位、收入来分解

2）避免层次混淆

例如在分析影响活动成功的因素时，如果出现原因1是由于参会者对品牌的喜爱，原因2是由于目标用户定位的准确度高，这两项原因并列在一起时会发现，混淆层次是不清晰的，会给思维带来混乱。所以在做层层分解时，要确保每一层都不能与其他层次混淆。

3.元素

例如上述案例中，我将影响会议成功的要素分成不同的构成部分，将这些构成部分再一一向下拆分。我使用的是从上到下的拆分方式，当然你也可以使用从外到内、从整体到局部。这种分类方式用于说明事物各个方面的特点，确保事事无遗漏。

4.公式

前人已经对商业、管理、个人做过大量研究，并形成了很多结构分解模型，其中包含有PEST分析、营销4P、战略分析3C、麦肯锡7S分析等等等等。巧妙的利用公式来分析一件事物，可以帮助你更高效、快捷的掌握一件事情的发展态势与方向。

5.矩阵

我们在分析每一项工作时都需要有时间节点做支撑的，如果时间周期无限期的延长，这产生不了任何效率。所以这时需要用到的便是象限法来将任务分配到这四个象限内。

以我们上述案例来佐证，影响一场活动成功的因素在于这场活动中所涉及到的每一项工作都按照规定时间进行交付。活动策划前期边将活动所涉及到的场地、人员、材料等各个环节都分配到对应的时间象限内，这样才能保证我们的精力全部都可以放在最有价值的事情上，同时也不会导致虎头蛇尾的问题出现。

1.要做到全方位多角度的考虑问题

从不同方位、不同角度考虑问题，你得到的结论也会有所不同。如果只沿着一条思路前行，那么很容易误入歧途或是钻入牛角尖。开阔你的思路，尝试不同的道路，你或许可以发现以前没有发现的重要信息，或是突然迸发出新的想法，这都是极其珍贵的。

2.尽可能多的收集事实依据

MECE法则要求深入地分析和了解对问题产生影响的各个因素。要想做到这一点，就必须尽可能多地收集事实资料，以事实为依据，呈现真实的信息。详细列出与问题有关的所有事实，资料越多，对问题的认识就越全面，从而提高证明或推理的正确度。

3.利用图表分析问题

（↑百格活动提供活动数据统计功能）

复杂的问题之所以复杂，往往是因为其中包含着过多的影响因素。这些因素有的能够清楚地看到，有的则隐藏其中，它们互相交错、彼此关联，即使你可以列出所有因素，也未必能够将其梳理清楚。

百格活动的图表是一种直观的手段，它帮助你简化问题、理清思路，分清问题的主次，把问题的结构更加完整清晰地呈现出来。借助图表思考问题，能够帮助你全面且完整地了解活动数据、分析问题。

推荐使用的拆分工具为——思维导图，思维导图工具有两点好处：

其一：思维导图是可以帮助你有逻辑、有条理的拆分任务。

当你把自己想的内容都用思维导图呈现出来的时候，你就会觉得一目了然，哪些内容应该放在哪，应该写些什么，有条理有逻辑，非常清晰。

其二：思维导图可以提升我们概括总结的能力

思维导图需要我们把整个文章的内容都精简的概括出来，且提炼的都是文章的要点，这无形中也是在提升我们概括总结的能力。以便可以简洁精炼的表达信息。

我常用到的思维导图软件有三款推荐给大家

1.百度脑图

百度脑图是一个在线的思维导图工具，当你创建一个节点，点击右键，就可以选择创建下级，同级的节点。

2.X-mind

XMind 是一款功能强大的思维导图软件，它同时也是一个开源软件，当然也有专业版（收费版）。

3.MindMaster

MindMaster 软件提供了丰富的智能布局、多样性的展示模式。

在日常学习与工作中，很多问题的解决方法是不能只通过表面现象去分析的，以上方法论告诉我们，分析问题不能单纯的用树状性的结构去思考问题，因为现实生活中更多的式网状的复杂结构，当然分析问题与解决方法要相互结合，这样才可以细致的拆分问题，以及不断地分析、假设、修正，才能找到问题的本质并且找到方法合理的去解决。

以上是我总结整理了200份关于思维导图的模板以及思维导图使用入口，有利于会议活动人更好的分析活动以及举办活动，在工作和生活中也时常可以用到。

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