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年会活动策划过程中有很多需要注意的细节，你稍有遗漏或把控不到位，就有可能导致活动的失败。那么，如何把控好这些细节呢？以下这份年会活动策划指南，或许可以助你一臂之力。

老板，既是年会活动的发起者，也是重要的参与者，作为年会活动最为重要的角色，了解他的需求非常关键。在活动策划之前，我们需要先找老板进行沟通，询问他的想法和需求，看看他想要采用什么形式、实现什么效果、达到什么目的，在了解了老板的需求之后，我们就可以以此为基础，开展接下来的年会策划工作。

员工是年会的主要参与者，所以了解他们的想法也很重要。我们可以通过调查问卷的形式来征集大家对年会的想法和建议，相比老板而言，员工的想法可能会有各种天马行空，执行起来难度很大，所以为了提高问卷的质量，我们在设计问卷时可以多一些了解倾向的选择题，少一些开放性的问答题。

在年会项目启动之后，我们就可以成立年会项目小组，主要负责年会的策划和执行。年会项目小组的成员需要有老板和各部门的同事，这样一来，信息的上传下达、跨部门的支持工作开展起来就会比较顺畅。

在了解需求和成立年会项目小组后，项目组成员需要坐下来开一次头脑风暴会议，根据之前老板的需求以及员工的建议，来确定年会的主题、调性和形式等，再结合老板之前给的预算，来推算在之后执行过程中的侧重点，争取做到每一分钱都花在刀刃上。

一个好的年会主题需要应时应景，既可以反映出时代背景，也能传递出企业的核心价值观，还能引起大家的感情共鸣。

处在成长期的企业，业务在高速发展，企业年会的目的通常是加油鼓劲，营造员工的主人翁意识。所以，他们的年会主题就会比较励志，多以“拼搏”、“奋斗”、“再创佳绩”等为主题。

而处于成熟期的企业，业务发展相对稳定，年会的目的通常侧重于增强团队凝聚力方面。因此，其年会主题会主打感情牌，多走温情路线，比如“感谢有你”、“携手同行”、“共创未来”等。

此外，你还可以通过企业当年的大事件或年会举办地来策划年会主题，比如年会选择在海边或者游轮上，主题就可以用“乘风破浪”。

场地是年会活动开展的重要载体，它直接影响着年会的形式和效果。所以，我们需要结合方案内容和活动预算来选择合适的年会场地。在选择场地时，除了要满足年会方案需求以外，我们还需要综合考虑场地的档次、容量、设施、交通、费用、食宿情况等因素。

于小型公司而言，由于人数较少，活动安排可以更加灵活，在选择年会场地时可以追求更多的创意、体验和互动。比如，可以轰趴的酒吧、可以烧烤的公园、可以滑雪的圣地等。

对中型公司来讲，由于具备一定的经济实力，所以在选择时可以兼顾场地的硬件、档次、体验感和性价比。比如，可以选择具有一定娱乐设施的酒店或周边具有旅游景点的度假村。

大型公司，由于人数较多，所以选择的自由度也相对较小，一般而言，只需要找一个能够同时满足开会、用餐、住宿的地方就可以。比如，星级酒店、大型度假村等。

年会内容的设计，是整个年会策划方案的重中之重。年会内容通常包含三种类型：品牌型内容、基本型内容和福利型内容。

品牌型内容，通常是指传达企业价值观和企业文化的内容，是实现激励团队、凝聚人心的主要手段。常见的展现形式有：董事长致辞、老板演讲、公司宣传片、新年祝福视频、员工个人事迹等。

基本型内容，通常包含年终总结、优秀员工表彰、节目表演、晚宴等内容。员工表演节目是点燃现场氛围的利器，已成为了很多公司年会的主旋律，改编热歌劲舞、超级模仿秀、反串恶搞等是近年来年会节目的常用套路。

福利型内容，主要是指抽奖和年会奖品，抽奖环节一般会贯穿整个晚宴，可以制造高潮迭起的氛围。而年会奖品本身非常具有很强的话题性，可以迅速带动现场氛围。福利型内容，通常是员工最为关注的内容部分。

一场年会下来，如果只是吃饭和看表演，那会显得非常无聊，所以我们需要在流程中设计一些亮点环节。比如有趣的老板节目、好玩的互动游戏、奖品诱人的抽奖活动等，设计这些环节，可以让整场年会显得更加有趣，员工的参与度也会更高。

在做亮点环节设计的时候，我们需要多和同事进行沟通，听听别人的想法和建议，在获取策划灵感的同时，也可以起到调研的作用，这样设计出来的内容也会更受欢迎。

为了保证活动当天的流程顺利进行，我们首先需要制定一份详细的活动流程，越详细越好。在做流程安排时，要做好以下几点：

①环节与环节之间的衔接不必卡得太死，要预留相对机动的时间，以便临场做适时地调整；

②对流程进行彩排，这样可以让参会人员对流程环节和内容熟悉，保证年会进行的流畅性；

③现场一定要有人把控流程，以便某些环节出现问题时可以及时做出计划变更。

筹备一场年会，最关键的工作就是人员的调动，活动前期人员调动得越早，给后期活动执行预留的时间就越多。要顺利筹备年会，通常需要提前调动以下三类人员：

①工作人员：物料人员、签到人员、统筹人员、接待人员等。原则上讲，公司中参与年会的工作人员应该尽量精简，这样才可以让更多的人好好参与和享受年会活动。

②邀约人员：老板、嘉宾、客户、合作伙伴等。老板通常比较忙，所以想要邀请老板参加年会的节目表演，应该提前沟通。邀请嘉宾和客户同样需要提前，这样既是一种礼节，也有利于嘉宾安排档期。

（百格活动邀请函可以快速邀请嘉宾参会）

③外包人员：摄影摄像、场地搭建供应商等。外包供应商需要提前进行筛选，挑选服务品质和报价合理的供应商进行合作，和他们确定好服务内容后签订合同，确保他们可以准时完成会务支持工作。

①无供应商

小公司在做年会执行时，大多数都会由公司员工来完成。在没有供应商的情况下，我们做活动筹备时，需要格外注重物料提前到场，会场提前布置搭建，对节目进行彩排等事项。

在现场执行时，最重要的组织原则是负责人制，做到“一人盯一事，事事有人负责”。年会项目小组活动前需要经常开碰头会，同步信息，查漏补缺，保证各环节流程可以无缝对接。

由于没有供应商，所以在做现场执行时，我们要做到事无巨细，所有工作提前做好安排和准备，为整个年会顺利进行做好铺垫。

②有供应商

大型年会活动通常需要供应商的支持，我们可以选择全包和分包。全包的好处是相对省心，联络方便，对接容易。但有时我们并不需要全部外包，这时候就可以选择分模块外包，按需外包，分包的好处是更为灵活，同时也有更多选择。

当我们经过调研，筛选出一批供应商之后，可以采用提案竞标的方式来确定最终的合作供应商。在提案时，最好是进行封闭提案，这样更有利于供应商展现出他们的好点子。

①餐饮问题

如果年会场地选择在酒店，就可以让酒店帮忙解决餐饮问题，至于是圆桌聚餐还是自助餐，可以根据各公司情况而定。除了酒店，我们还可以选择餐饮供应商，餐饮关系到员工健康，所以在选择供应商时，需要用心筛选。

②交通问题

如果年会地点距离公司较远，我们需要做好交通安排工作。交通问题可以通过包车来解决，包车集体行动，可以很好地解决出行问题。

③住宿问题

年会在外地举行，且时间安排超过一天，我们就需要考虑住宿问题。酒店和民宿可以解决参会者的住宿问题，在安排房间时，要注意合理安排房间人数，不能太拥挤，一般2人一间房为宜。

举办年会，需要重视宣传工作，我们可以通过邮件、公众号、官网等途径来做及时地宣传。对内宣传工作可以了解和收集员工的想法，对外宣传工作可以起到品牌宣传作用。

在进行年会前期宣传时，可以选择一些适当的年会内容做剧透宣传，这样可以保持信息的及时性和互动性，有利于员工了解年会活动，激发参与感，同时也可以提高他们对年会活动的期待。

年会活动结束后，我们需要盘点一下年会过程中的精彩瞬间，可以通过新闻稿来发一些活动的花絮照片，以此来增强员工的参与感和凝聚力，年会宣传报道也是企业文化对外展示的一次机会。

在年会结束后的第一周，我们需要做一次问卷调查（可以采用在线问卷进行匿名调查），来收集员工关于整场年会的反馈意见，员工的反馈意见可以让我们了解本次活动策划还有哪些方面可以改进。

（利用百格活动生成的在线调查问卷）

围绕年会最初的目的和最终的效果，对年会进行整体复盘，是一项重要的工作。我们需要总结本次年会的优点和缺点，发现问题并查找原因，将成功的经验形成文档，把总结过的问题和经验沉淀为公司的管理资产，作为下次年会活动的重要依据。

像年会PPT、背景图、流程文档等相关电子资料需要提前做好备份工作，会场需要一台备用电脑，以免出现电脑罢工的情况。

参会嘉宾和表演人员如果发送变化，要事先提前通知，留出调整时间，避免年会当天活动流程出现纰漏。

年会结束后，要做好现场物品整理回收工作，有些非一次性的物料可以留着明年再用。遗失在现场的物品，要先保管好，会后再找到物主进行归还。

以上这份年会策划指南

帮你重点梳理了

年会策划时的工作要点

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