Ada“距离开展还剩1个月，展位一半都没卖出去”
“只要参展人数一多，订单、发票管理就让人头疼”
“我也想做精准营销，可是没有数据怎么做？”
“展会形式都大同小异，没有亮点很难吸引人参展”
……
作为展会主办方，你是否也面临着同样的窘境？
无论你的展会规模大小，只要选对了合适的营销和管理工具，就可以帮你以低成本的方式高效解决展会中的诸多难题，如果再加上一些办展引流的策略和技巧，一场成功的展会就可以完美呈现。
下面，我们将从四个方面入手，逐一剖析办展过程中的难点，并为主办方提出相应的解决方案。
一、主办方招展招商难
展会信息发布了好几个月，报名者寥寥无几；展位花了重金打广告却收不到效果，临近开展，展位连一半都没卖出去；就连免费参展的观众人数都不多……
尽管当前我国会展行业发展势头良好，但随着互联网的发展，传统展会固有的模式受到了不小的冲击。怎样才能提高参展商的“复展率”和观众的“参展率”，所有展会主办方都在努力寻求答案。
其实，在寻求答案之前，我们更需要追根溯源，寻找问题的源头所在。到底是什么让展会的招展和招商变得困难？有没有解决的办法？
很多展会主办方在招展时仍采用纸质申请报名的方式，这种招展方式不仅人力成本高，而且效果不理想。在宣传展会时，只是通过自己的官网和微信公众号发布展会信息，宣传方式较为单一。而传统的信息管理方式，由于信息不对称，管理不到位，很多展会信息通知不及时，造成参展体验差，导致展商和观众主动参展的意愿下降。
（传统与现代化的办展方式对比）
1.创建专业的展会报名网站
百格活动针对参展商和观众报名参展问题，研发了专门的展会报名系统，主办方只需三分钟便可快速创建自己的展会报名网站，参展商和观众可在线进行报名参展。主办方在创建活动时，通过对报名表单信息板块的设置，可以轻松准确地获取参展商和观众的报名信息，高效地完成筛选和审核工作。在线完成报名，在提升参展商和观众报名体验的同时，也提高了主办方招展招商的工作效率。
（小动物大会PC 端活动报名网页）
在今年举办的第十一届东西部小动物临床兽医师大会上，主办方使用了百格活动的展商报名系统进行会议统筹管理。通过后台的报名表单设置，PC 端活动网页可以同步实现招展和招商报名的双功能，解决了主办方线上的招展和招商难题。
2.做全方位营销推广
针对展会推广，百格活动可以为主办方提供邀请函、邀请码及优惠码设计功能，通过短信、邮件、微信等方式抵达参展人员，并统计各个渠道的推广效果。在展会发布后的不同阶段，主办方还可以设置参展人员通知模板，百格活动将通过短信、邮件、微信自动发送，让展会通知精准、及时地抵达参会人员手中。
当参展人数较多时，如果仅依靠主办方单方面发送通知，很难保障高效的信息交流。此时，主办方可以利用百格的H5微站来与参展人员进行交流沟通，通过H5微站，参展人员不仅能够随时报名、随地找回电子票，还可以随时浏览展会信息，了解展会活动日程和进度。此外，将H5网站转发至朋友圈等社交平台，也是拓宽宣传渠道的便捷方式。
（东西部展会官方H5微站案例）
3.利用成熟的管理系统
对于主办方来讲，为展会独自开发一个展商后台管理系统，不仅耗时费力，且成本较高。所以，此时可以利用现有成熟的平台和技术，比如百格活动研发的展商管理系统，就可以低成本地满足主办方的管理需求。
（百格活动后台管理系统，以上为测试数据）
百格活动展商服务系统为主办方管理参展商信息梳理出了清晰的展会管理逻辑，从展会信息、展会推广、展会通知、展会人员和签到等板块拆分出全面的展会信息管理功能，可对主办方账号下所有展商进行统一管理。
二、主办方展会管理难
参展商和观众报名表单混乱，后期分开整理需要投放大量人力成本；主办方想卖展位却找不到展商在哪，参展商想买展位却不知道展位的具体信息；展商、观众、赞助商参展订单量大且各有不同，每笔订单对应的发票管理相当耗费精力……
展会的管理工作非常复杂，以上这些都是让主办方管理起来感到头疼的问题。为了解决这些难题，我们还是先来剖析一下这些问题产生的原因。
参与展会活动的人员结构相对复杂，让主办方在报名和人员管理上顾此失彼，显得力不从心。而过往以电话销售为主的售卖方式，很容易造成信息的不对称，严重影响展位的销售。缺乏有效的管理系统，依靠人工要准确无误地管理好每个订单、每笔收款和对应的发票，对主办方来说也是一个极大的挑战。
（传统与现代化的展会管理方式对比）
1.设置人员表单进行管理
参展商和参展观众是展会的主要参与者，针对这两类人群，主办方可以通过百格活动后台的“展商申请表单”和“参观报名表单”来进行设置管理，不同的角色完成报名申请，会自动列入不同的管理列表当中，如果参展商也是赞助商，其赞助商的身份信息也会在参展商列表中显示，不同的角色信息，都有对应的管理列表，主办方管理起来可以清晰明了。
（第25届北京电视节目交易会展商申请表单）
在第25届北京电视节目交易会上，主办方使用了百格活动的展商模块，通过后台自定义设置“展商申请表单”，让参展商在申请报名时按要求填写参展信息表单，参展商提交申请后，主办方可以在后台的“展商列表”进行及时地审批和管理。
2.在线公开售卖展位
通过百格活动的展商系统，主办方可以在线自行划分展位面积和数量，设定展位类型和报价，然后进行在线售卖。有展位购买需求的参展商，在进行参展申请时，可以第一时间看到主办方提供的展位信息，结合自身需求选择展位即可。
而想获得赞助权益的参展商，也可以通过同样的方式进行选择购买。每个赞助商属于什么赞助等级，分别对应什么权益，都可以通过申请表单直观了解。
（第四届Zabbix中国大会在线设置赞助商等级和权益）
在第四届Zabbix中国大会中，主办方就利用了百格的展商模块来设置赞助商的等级和权益，清晰得划分了各等级展商享有的权益。
3.展会订单在线统一管理
（百格展商系统中的订单管理功能，以上为测试数据）
百格活动的“展会订单”管理系统，可以帮主办方清晰地记录每一笔生成的订单，无论是线上订单还是线下订单，参展商订单还是观众订单，都可以通过后台进行统一查询和管理。订单交易所产生的收款情况也可以及时查看，每笔收款后产生的发票信息则会自动列入发票列表当中，主办方可以随时查看和管理。
三、会后精准营销难
想邀请之前的展商前来参展，却发现找不到联系方式；想知道展会期间各展位的人流程情况，却没有精准的数据可寻；打电话联系曾经来过展位的意向访客，却发现号码不通……
很多主办方都想做精准营销，但当他们真正做起来才发现，可用的数据实在是太少，没有足够的数据做基础，营销方式根本无法做到精准。为什么主办方可用的数据如此之少呢？
由于数据观念缺乏和统计技术限制等原因，很多主办方在会后很少去做数据留存和统计方面的工作，每次展会能真正留存下来可用的数据非常少。而通过手动填写登记的方式来记录展位访客的信息，较为麻烦，很难收集到访客的有效信息。
（传统与现代化的信息收集方式对比）
1.建立自己的展商资源库
（百格展商系统中的展商库模块）
百格活动的展商管理系统，有一个特殊的功能模块——展商库。展商库可以帮助展会主办方自动收集历届参加过展会的参展商信息，展商名称、参展次数、联系方式都可以在展商库中直接查询，通过这个模块，主办方可以建立和积累自己的展商资源，为今后展会营销提供有力的资源保障。
2.精准采集参会者信息
促进商业贸易往来、促成交易互动是展会的天职，因此，主办方和展商最关心的就是如何瞄准专业观众、接触潜在客户和巩固与老客户的合作关系。主办方可以通过百格的现场信息采集功能来获取更精确的销售线索，为了信息采集有条不紊，百格活动还可以提供现场技术指导服务，实地保障每一个采集点的采集工作高效、有序进行。
（KubeCon活动现场）
今年在上海举办的KubeCon +CloudNativeCon + Open SourceSummit 2019大会，现场拥有14场同场活动、32场主题演讲、8场快闪演讲、252场分论坛，为避免现场管理混乱，造成参会者串场的问题，KubeCon主办方使用了百格的分会场信息采集系统，在每个分会场门口设置扫码点，通过扫描参会者专属参会二维码，主办方便可轻松掌握参会者参与分会场行为的数据。
（现场信息采集）
3.通过数据分析调整营销策略
利用百格活动的数据统计功能，主办方可以第一时间了解九大展会数据，根据后台数据反馈实时调整营销策略。
主办方可利用百格后台提供的数据信息，来分析参展观众的行为，如通过浏览记录、收藏记录、成交记录等，可分析得出专业观众的兴趣，从而可向专业观众发送量身定制的营销信息，更好地服务专业观众。另外，主办方也可以为参展商提供精确的用户数据，为企业决策提供支撑信息，便于参展企业开展营销工作。双方也可以因此形成良性的合作关系，使双方的利益达到最大化。
参展商也可通后台数据和信息采集，对访客信息、参观轨迹、展位停留时间等信息数据进行分析，获得客户的兴趣和意向，从而可以精准地判断潜在客户，为客户量身定做营销方案，来提高客户的转化率。
（百格活动联系人列表界面，以上为测试数据）
百格的联系人功能也是主办方做精准营销的一大利器，它涵盖了主办方账号下的多个活动利益相关群体，便于主办方进行活动信息的集成化管理；又设计了精细化管理的标签工具，便于主办方对特定人群进行特定管理。通过此功能，主办方可以在大数据与小数据之间便捷切换，更容易找到精准的销售线索。
有了健全的统计数据，主办方可以通过分析参观者的兴趣点、成交商品类别、参展商的受欢迎度等信息，来决定下届展会的主题和组织方式，同时也可以为下届展会的营销做好准备工作。
四、缺乏创意，展位引流难
同样是办展，别家展商都是世界500强自己却是小商品批发？同样是展位，别家的展位门庭若市，自己的展位却无人问津？
在办展形式日趋同质化的今天，为了帮助主办方提高招展招商效率，我们调研了会展行业上百家龙头企业，总结出了60种会展营销小策略，让主办方可以更好的协助自己的展商提高人流量，实现利益最大化。
每一场会展的目标都是需要建立有价值的、有利可图的联系，主办方首先需要确定本场会展的目标人群是谁。目标人群定位越精准，参展商的产品才会得到最有效的宣传效果。
找准人群定位后便需要对定位人群进行精准宣传，这时候要通过目标人群聚集的平台，才可以实现精准营销。需要注意的是主办方与展商之间需要协助互相推广，已便达成更广的宣传。
如果主办方想增加展厅的流量，增加一个游戏化的机制或许很容易就可以做到。毕竟游戏化的机制能够增加参会者参会的满足感，并且游戏也是参会者在展位停留的动力。主办方与展商可以提前商量制定好参展的游戏。
例如：在每一个展位都设定好展商logo章，参会者可通过收集logo章向主办方兑换大会定制礼品。这样不仅能够让参会者去到每个展位前，为展商起到品牌宣传作用，还可以增加整场会议的趣味性。为每一个展位增加流量与趣味性。
每举办一场展会都设有几十、上百个展位，参会者在参加展会时若没有清晰的指示图就会容易迷失，或是漫无目的闲逛，这对于等待他们的展商来说无疑是非常大的损失。
主办方需要设定展会路径规划图，让参会者清晰明了的知晓会展的流程图以及日程安排。
有的主办方会选择纸质版指导手册，现场报名后进行发放；有的主办方也会选择定制线上流程图，参会者直接扫码就可以看到整场会议的日程安排与展商情况。
不管是哪一种方式，活动主办方清晰明了的流程图都会帮助参会者有清晰的参与感并在会场内高效的移动。
……
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（后台管理测试数据）
选择并使用一个强大的展商管理系统，是提高主办方核心竞争力的有效途径。
不单是主办方，参展商和观众也可以从中受益。有序的签到服务和现场互动可以烘托出良好的商业气氛，彰显企业形象；精准的销售推广和线索采集可以深入挖掘会展大数据背后的价值，切实发挥展会的作用。
百格展商服务系统立足展会主办方的需求，整体上把握展会节奏，精准无误地收集展商和观众信息，并可进行批量管理、批量通知；细节上跟踪单方信息，对每份订单、门票、发票的管理了如指掌，对每个展位的管理、每种权益的设置井然有序；另外，强大的数据统计、信息采集功能成为展会数据挖掘的有力工具。
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