百格学术会议系统全新升级！

为了提升客户的使用体验，百格根据客户的反馈和需求，优化了产品的部分功能，对学术会议系统进行了升级改版！

█ 改版提要

1.优化评审流程，新增“分会主席”角色

2.新增“议程安排”功能

3.优化“PPT管理”系统

4.新增“摘要预览”和“生成摘要集”功能

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百格活动「学术会议系统」

百格活动学术会议系统是一款为学术会议量身定制的管理系统。

集学术会议双语网站创建、在线注册报名、征文管理、专家协同评审、会后数据统计等功能于一体，为会议组织者提供专业的学术管理服务，高效地搞定一切繁琐的学术会议工作。

官网详情示意图

「学术会议系统」改版了哪些内容

一、优化评审流程，新增“分会主席”角色

本次，百格活动主要围绕“优化评审流程”这一关键点，对学术会议系统进行了全新改版。

改版前，系统后台对于评审人员的角色设置，只可设置添加“评审专家”，而评审专家的职能相对单一，只可对摘要进行评审，无法覆盖摘要评审的全部工作流程，比如正式评审前的摘要分配，评审结束后的报告会议程编排等等。

改版前，这部分工作流程全部由系统后台的管理者实施操作，但是，考虑到学术会议对于权威性的要求极高，所以，还缺乏一个恰当的管理角色控制整个摘要评审的工作流程，因此，百格活动对学术会议系统进行了改版。

新版个人中心界面示意

改版后，针对以上问题，系统后台新增“分会主席”角色，他的作用是总领整个评审工作，当系统后台的管理员把议题划分给分会主席后，分会主席可以分配和管理该议题下的所有摘要。

比如可以逐条或批量把参会者提交的摘要分配给相应的评审专家进行评审，以及在评审专家评审完后，对摘要进行终审，决定接受或者拒绝，并且可以选择发布类型是“口头发表“还是”壁报展示“。

除了分配和管理摘要，本次更新还给分会主席增加了“议程安排”的权限。

二、新增“议程安排”功能

对于那些通过终审，处于接受状态的摘要，分会主席可以在系统后台将对应的参会者设置为报告会当天的报告人，并在系统后台的“议程安排“界面，直接编辑报告会当天的议程表格。

包括，安排分会场的场地，每个时间段的报告人以及报告主题等，此外，还支持上传每一场报告对应的演讲稿（支持PPT文件）。

新版管理中心页面【议程安排】板块

以往，安排报告会议程需要用到EXCEL表格，并且需要对照着每场报告的主题、报告人、时间等进行复杂的编辑排版，而百格学术会议系统新增的“议程安排“功能支持模块化的编辑，整个编排工作高效简洁，并且支持上传演讲稿的功能也保障了报告会当天的现场流程和秩序。

三、优化“PPT管理”系统

关于百格活动的PPT管理系统，本次主要优化了PPT的实时同步速度，尤其是当遇到有大批量PPT需要同步到报告会现场的情况，现场人员也可以从容应对，只需点击“同步“按钮，即可快速同步当日所需的全部PPT文件。

PPT管理系统界面示意

四、新增“摘要预览”和“生成摘要集”功能

在新版本的百格学术会议系统中，我们新增了“摘要预览”和“生成摘要集”功能。

其中，增加“摘要预览”功能，主要是为了提升参会者的使用体验。在学术论文报告会中，参会者需要在大会开始前的限定时间内上传论文摘要，供会议评审员评审，原先，百格学术会议系统已经提供了模块化的论文摘要上传功能，参会者可以按照标准化的流程上传摘要。

论文摘要上传界面示意

更新后，参会者不仅可以按照原先流程，模块化、标准化地上传摘要的各项信息，而且，在成功提交后，点击“预览”按钮，可以查看完整的摘要，全部信息一目了然。

论文摘要预览界面示意

关于【生成摘要集】功能，我们主要考虑到主办方们的反馈和需求，许多学术会议的主办方希望能在系统后台获取到一份文件，需要包含所有被接受了的论文摘要，所以，百格的技术团队开发了新的功能，点击“生成摘要集”按钮，即可生成一份收录了所有被接受摘要的PDF文件，方便查阅。

「学术会议系统」能帮您解决的问题

专业的学术论文管理

传统的学术论文征集流程繁琐，征集与管理皆由人工进行操作。此方式带来的弊端是耗时费力比较容易出错。

（1）不同摘要配置与组合易混乱，管理较为麻烦

（2）论⽂提交具有随时性，给专家评审⼯作带来不确定性，增加沟通成本

（3）多位专家协同评审困难，传统评审⽅式效率低下

（4）结果反馈速度慢且参会者与评审专家⽆法互动

解决方案：百格活动学术会议系统，可从主办方、论文提供者以及评审专家三者的角度来进行数字化管理。通过系统后台即可完成征文的通知发送、论文提交、评审专家分配以及在线评审。

便捷的会议日程管理

通过与学术会议组织者进行深刻交流，我们发现日程管理是很多主办方面临着最大的挑战。

（1）多个会场⽆法统⼀协调使⽤，时间和场地安排容易产⽣冲突

（2）嘉宾演讲众多，演讲资料信息收集和管理困难

（3）出现临时变更，整个会议⽇程需要重新调整

解决方案：百格活动推出一键日程管理系统，实现了集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一体，能够帮助主办方快速解决嘉宾与日程管理难题。

轻松应对国际参会问题

学术会议多为国际会议，涉及多个国家的外宾以及参会人员。面向国际化会议，容易出现以下问题：

（1）对报名网站有多种语言的要求

（2）不同国籍参会者注册报名，需通过购汇后⽅可完成，报名参会流程复杂

（3）传统利⽤⽂档⼯具制作邀请函和逐个发送邀请函的⽅式，步骤繁琐，效率低下

解决方案：通过智能化的学术会议管理系统，无需技术人员的帮助，即可快速搭建出中英文网站，同时兼顾国内和国外会议的使用。与此同时，当参会者完成报名之后，无需逐一发送邀请函，系统自动定位发放，提升了主办方效率，缩短了会前筹备周期。

直播系统助力学术会议

面对当前局势下的国际市场环境，很多地方依旧无法全面开展学术交流研讨，尤其是针对国外交流来说更是如此，在这样的局势下，百格活动线上直播系统与学术会议系统打通，一键创建数字化学术会议直播网页。

（支持多类型显示器观看）

与此同时，参会者完成报名后，无需额外发送邀请函，系统会根据编辑好的内容自动发放，提升了主办方效率，缩短了会前的筹备周期。

（主办方提前根据模板设置好通知即可）

参会者报名后，会收到短信与邮件的通知，通知中含有开播时间和专属的直播链接，届时参会者可以通过链接直接观看线上的学术直播活动。

参会者通过报名时预留邮箱中的个人专属链接来进入直播间观看。

这一功能保障了会议的专属性和唯一性，避免没有报名的人参与会议，保障参会者和主办方的双方权益。

学术会议案例展示

多年来百格活动凭借过硬的技术已经成功服务上百场线下学术会议，最新的包括：

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百格专业细致的学术会议管理系统，帮助每一场学术会议都展现出其应有的价值，带给会议组织者高效的办会体验！

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