2021-06-30 14:33文章
如何高效地筹办学术会议?3大方法论带你深度解析
百格活动

 

一般而言,学术会议会前筹备的效果占会议有效性的70%左右。可以说,高质量的会前筹备工作,是会议质量的保证,是学术会议成功的前提。但是学术会议不同于普通会议,通常以人多、演讲多、论文多、耗时多据称。

 

相比较于中小型国际学术会议、大型国际学术会议的筹备周期更长,管理更为复杂。根据走访调研,大型国际学术会议的筹备应至少在会议召开时间的前一年半或更长的时间。

 

(部分文件夹截图)

 

以上是某大型学术会议的筹备阶段的文件夹,大到所有论文的汇总,小到一封群发的邮件。满屏密密麻麻的文件组合,无不展现出组织一场学术会议的复杂性。

 

对于刚刚入行的新人而言:

①自身没有任何组织学术会议的经验

②搜遍全网几乎看不到可行的指导方法和可用的辅助工具。

 

他们往往会很容易陷入到困境之中,筹备学术会议也更加艰难,所耗费的时间和精力也就更多。

 

那么,刚刚入行的新人应当如何高效的组织一场学术会议?

 

1

树立正确的办会体系

 

什么是高效?高效是建立在已有正确链路的基础上,缩短每个环节所需的时间,从而达成流畅性和减少工作时间的效果。

 

但是对于新人而言,之前没有做过相关工作,不知道什么是正确的链路。即不知道学术会议的流程是什么?应当具体怎么操作?

 

 

正确梳理整个办会流程,可使用的方法有:

  • 自上而下法

  • 自下而上法

  • 思维导图法

 

①自上而下法

 

自上而下法,也称为金字塔模型法。针对于学术会议复杂的任务流程与安排,已知的内容阶段进行归类到不同的逻辑范畴之中,建立金字塔模型,进行合理划分各个阶段的任务安排,自上而下进行整个学术会议流程进行合理划分。

 

 

简单而言,就是将已有的会议流程,进行简单有效的梳理,建立清晰有条理的层级关系,并在不同层级之间进行填充其相应的内容。这样的方式,将已有混乱的会议组织方式进行有效的分类。

 

②自下而上法

在自下而上法(bottom-up approach)中,团队成员首先需要尽可能多地收集与活动有关的具体任务。随后,将这些具体的任务组织成概要任务。

 

以学术会议为例,首先学术会议组织小组需要进行讨论,利用枚举法,罗列出相关工作安排,同时遵循MECE原则,即"相互独立,完全穷尽”。

 

 

 

如:场地安排、嘉宾接待、现场维护、嘉宾演讲等工作。然后进行合理的分类、关联和总结,最终得到有组织的流程结构。

 

③思维导图法 

 

(会议需求思维导图示例)

 

与直接创建任务结构不同的是,思维导图法可以让人们用非线性的格式表达自己的思考,是会议策划最重要的思维辅助工具。

 

这种形象直观、结构限制少、先定义再分组任务的方法可以发挥个人的创造性,并提高团队成员的参与度和士气。

 

2

寻求正确高效的办会方法 

 

①探寻专业人士的经验 

 

对于组织过多次学术会议的人而言,在经历过大量的实践后会产出自己的一套方法论。所以,对于新人而言,学会向前辈请教至关重要。通过请教,可以从他们的办会方法论中得到更有效、更及时的帮助。他们的解答能为你节省很多时间和精力,少走很多弯路。

 

但是,对于新人而言,不能一味着做“拿来主义者”。面对简单的问题,要自行进行解决。当问题无法解决不得不寻找帮助时,要学会“提问”。

 

 

例如,遇到某一件难题,首先要经过自身的深度思考,撰写初步解决方案,之后再寻求专业人士的建议。对比自己的解决方案,需总结分析出,自己的方案哪些部分出现错误。没有经过独自思考,只是单纯的进行问题解决,并不会给自身带来成长。

 

②参考可操作的模板、案例

 

(第十三届国际离子聚合国际研讨会报名网站-百格活动定制)

 

寻找其他学术会议的案例和模板,首先这些模板和案例是经过长期实践得出来的,是前人通过失败再失败之中学来的。

 

利用这些模板可以更快的掌握这些经验和技能,而不必自己重头摸索,学会借鉴案例和使用模板就是标准化、规范化的体现

 

类比学习的途径可以是:

  • · 网络资讯平台(例如中国科学院发布的最新资讯http://www.cas.cn)、

  • · 学术组织或活动官方网站(例如自然科学类的http://meeting.sciencenet.cn)、

  • · 学术会议管理平台(例如https://www.bagevent.com)。

 

③用工具来提升工作效率

 

用信息系统来推动工人,团队绩效将事半功倍;用团队学习来弥补系统工具的不足,那就是行不通的。———-钱学森《系统工程论》

合适的工具,不仅能够提高工作效率,同时还能够提升时间的利用率。利用工具的使用,可以同时开展多个阶段学术会议工作。

 

通过对以上会议流程梳理,我们可将学术会议的筹备工作分为以下两部分工作:

①学术部分

②会务部分

 

 

 

通过采访多名的会务经理、高校会议组织者,我们发现筹备学术会议更大的难点在于学术部分的工作上。学术部分是学术会议的关键,直接决定了会议的学术水平以及大会是否可以按日程顺利进行,而会务部分的所有工作都围绕着学术部分进行服务。

 

(大型国际会议组织管理体系)

 

针对上图而言,不难发现会议网站承载了学术会议筹备工作的核心流程。同时正是在会议网站的作用下,才将学术会议最复杂的征文流程变得简单。

 

对于会议组织者而言,报名网站建设是一个系统性的工程,不仅要梳理清楚整个流程,还需尽可能地考虑到整个学术会议系统之中的各个细节问题。

 

成功的网站建设能为会务工作节省大量的人力与时间成本。但是,网站的开发则需要很长的时间周期,当会议注册系统开发完毕之后,还需要进行大量的测试工作,包括系统开发是否满足全部的需求设计、各种临界条件测试等,最后不断更新、迭代、测试才得以投入使用。

 

大多数的主办方一般会通过第三方活动会议管理工具,无需技术人员,不需要单独开发网站,任何人都可以完成报名、征文、审稿、收款、日程管理等流程。

 

 

3

通过百格活动,如何进行高效的学术会议管理工作?

 

  • 建立人员数据库,有效收集人员报名信息

     

 

一般而言,收集的信息应当包括:

 

  • 姓名

  • 学校(国家)

  • Email

  • 邀请类别

  • 邀请函发送状态(已发送/未发送)

  • 报告题目

  • 日程要求

  • 备注等信息

 

(参会者人员数据库)

 

将“人员数据库”作为会议网站后台数据中的一部分,可以实时更新网上邀请人的信息,掌握各类人群的注册情况。避免传统人工审核产生的延迟、反复校对和疏漏,确保数据的准确性和唯一性。

 

而且可根据人员数据库的实时更新情况,及时做出相应的调整,从而可以节省大量的时间和人工成本。

 

  • 高效的协作方式,快速完成论文的征集、审稿

 

从论文征集到专家审核,再到参会者修改上传,贯穿至整个学术会议的筹备周期。和其他组织阶段不同的是,此阶段所涉及三种不同的人群。

 

  • · 参会者

  • · 会议组织者

  • · 专家

  •  

由于人群的不同,在此阶段之中,需要将以往的单人思维转变为协作思维。参会者能够上传论文等待专家评审,专家能够及时给与参会者反馈。

 

(百格活动学术会议系统解决方案)

 

可以在线使用百格活动学术会议系统,将三者的职责、路径进行明细的划分。通过在线协作的方式,将快速完成论文的征集与审核。

 

参会者:参会者根据后台所要求的摘要配置、论文格式进行上传论文,确保论文格式统一提交,减少论文错误,加快审核效率

主办方:主办方根据参会者提交的论文,按照其分类标准,分配给各个评审专家,评审专家可进行在线查阅。

评审专家:评审专家可登陆评审账号,在线评审论文。专家评审论文之后,论文作者能够及时收到修改意见。

 

  • 快捷的会议日程编排工作

 

 

会议日程是整个学术会议的核心,主要包括:

 

  • 大会、分会的具体时间安排

  • 分会场数以及各分会场的议题

  • 各类演讲嘉宾的时间长度和主题

 

日程编排需根据演讲嘉宾的学术研究领域、各分会场的议题,进行合理的编排。同时还要对整体安排的逻辑性和冲突性进行检查,例如:场地、时间、人员是否冲突?

 

 

学术会议最为突出的关键部分:议题多。这也带给了会议组织者在编排工作的困难点,利用仅有的办公软件,除了会消耗太多的时间之外,很难自动检测出场地、时间、人员是否存在冲突。同时,在编排的过程之中,也很容易出现演讲嘉宾临时取消或者更改时间等现象。

 

目前经常使用的编排工具,如甘特图、日程表、时间表等,仅适用于小型的会议,面对大型的国际学术会议,仍然是一项比较复杂的工作。

 

(百格活动系统测试:自由调整日程顺序)

 

通过百格活动学术会议系统日程自动编排功能,主办方可套用编排模板,一键完成整场会议的编排工作。系统会自动识别出冲突的议题并发出示警,减少人工审核的麻烦。遇到临时调整情况下,可根据后台指示操作,在线完成日程的更改与调整。

 

想要高效组织一场学术会议,不仅需要树立正确的办会体系,同时也要借鉴参考相关信息,学会使用提高效率的工具。

 

同时,我们自身也要需要掌握自己的一套方法论,有针对性、目的性的去筛选并转化为自己的知识财富,才能让自己的工作更高效,发挥更大的价值。

 

 

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