【案例】企业办会如何从注册报名表单就“卷”起来呢?(SBCC2023案例剖析)
会议案例 Ada 2023-12-14 13:55

前言


在活动开展过程中,几乎所有会议活动都离不开“注册报名”的环节,但传统的注册报名表单,与会者在报名时,难免会觉得“千篇一律”,无法给予与会者独特的参会体验与归属感。

而SBCC2023是西门子的一场内部会议,与会者都是西门子邀约的内部人员,为给予这场会议的与会者归属感,给他们带来无与伦比的参会体验。西门子决定从活动注册报名之初,就做“变革”,让会议从一开始就“卷”起来。

今天,百格活动的资深会议专家Shirley就来具体谈谈:百格在西门子这次的会议活动筹办过程中,从哪些方面优化了西门子的注册报名表单,让西门子的会议从注册报名就“卷”起来,让与会者从会议最开始就感受到主办方的诚意的。

百格定制化会议活动管理解决方案

西门子本次的会议注册报名表单,打破常规呈现样式,采取定制化报名流程,便捷高效、独特流畅,同时,也更加符合西门子的品牌调性。

Part1

BagEvent

表单“大有可为”,轻松收集与会者信息


活动报名表单,对于与会者来说,是最先可以感受到主办方诚意一项直接服务。如果能让活动报名表单变得独特,那么与会者从一开始就会加深对会议的期待。

01

独立登录系统页面,

提高用户归属感

西门子为了给予与会者最诚挚的欢迎,也让与会者感受到主办方最大的诚意,在报名注册表单上提出需要独立的登录系统,定制化报名流程的需求。

百格结合西门子本次会议调性,选择了科技感的设计风格,为其定制了专属登录系统页面,让与会者从登陆页面开始,就感受到西门子会议的归属感。用户登录完成后,进入注册报名页面,百格为西门子提供了定制化表单,内容丰富,排版清晰,美观,增强用户体验感。

另外,考虑到西门子会议邀约参会对象可能还有国外群体,百格在定制报名流程时,支持双语切换,适配国内外与会者报名参会,多方面提升与会者参会体验。

02

表单多重信息承载,

一站式酒店预订、接送机等服务

传统的参会注册报名表单,页面都太“素”,且所承载的与会者信息收集内容也较少,往往只包含了:姓名、联系方式、公司、职位等基础信息。
由于本次西门子的会议是不对外开放报名,采取的是内部邀约参会方式。所以在表单内容需求上,更多倾向于会务服务等相关信息,如:分会场参观模块、酒店预订模块、接送机模块等。
百格为其提供了多级表单,逐一解决西门子的表单需求,让西门子的注册报名表单“大有可为”。
  • 分会场参观模块

表单收集与会者是否打算参观分会场,方便主办方对各个分会场的流量数据得以把控。
  • 酒店预订模块

大会持续三天,住宿是不容忽视的问题。往常的与会者,都是报名成功后,自行去预订酒店。而西门子本次的注册报名表单,承载了酒店预订功能,让与会者在报名过程中就可以提前了解酒店房型,交通路程,酒店包含套餐,减少沟通压力,提高用户体验,轻松解决参会住宿问题。

【酒店预订流程】


当参会者填写报名表单时,会出现是否住宿,如选择住宿,则会让选房型;如果房型选择的是标间,表单会自动跳出合住人,让与会者提前知晓自己的同寝伙伴,方便提前熟知了解。同时,表单还可以监控房间余量,并锁定入住与退房日期。


当房型售罄后,则房型变灰,不允许选择,保证“人-房-数”一致。
  • 接送机模块

接送机服务在表单呈现上也相对便捷,需要接送机则填“是”,无需接送机则填“否”。方便主办方在后台直接了解到本次会议需要接送机服务的与会者数量,并提前做好接驳车的安排,给予与会者流畅的参会体验,提升与会满意度。


Part2

BagEvent

白名单用户导入,减少注册填写工序


西门子本次会议是通过内部邀约的方式,是需要销售去搜集整理需要邀约嘉宾,特邀其参会。所以参会者的基本信息都已清晰,为减少与会者注册填写的工序,提升与会者注册报名进程,西门子希望与会者注册报名时,可以省却基本信息的填写。

因此,百格为其提供了白名单服务,即:正式报名开始前,西门子只需要将整理好的邀约嘉宾信息表,提前导入嘉宾白名单,当与会嘉宾提供销售邀约注册链接注册登录后,表单将直接显示基本信息,只要填写其他的住宿情况,报名流程方便了很多,大大提升了报名便捷性。



Part3

BagEvent

销售邀约参会,自动判定线索归属

西门子会议的邀约参会嘉宾,是需要销售在会议邀约开始前,先去例行对接的。但由于参会嘉宾邀请数量众多,很难一一溯源是哪个销售邀约的,这对销售与参会嘉宾双方建立信任、沟通交流都不利。
因此,百格为西门子提供了销售推广功能,为销售形成专链实施分销推广,当用户邀约成功后,后台也会将用户自动归属对应销售名下,轻松避免销售邀约无法分辨归属的情况。同时,销售还可以在后台实时查看邀约进程。

【销售邀约追踪路径】

当与会者通过【销售A】的专属外链、专属二维码进入活动网站并报名,则该与会者将记录于【销售A】名下,且【销售A】具备审核该与会者的权利,也为会场【销售A】去接待客户打下基础。

当邀约用户到达会场后,销售还会接到邮件、短信提醒接待用户,增加用户对品牌的信任度,从而提升合作机会。



Part4

BagEvent

个性化邮件体验,为与会者打造专属感


报名成功后,与会者一般会收到由主办方发送的“报名成功”邮件。传统的“报名成功”邮件可能仅仅含有电子票、参会地址及时间等基础信息。而西门子由于表单所承载的信息较多,所以“报名成功”的邮件确认函,也采取了定制化服务。

当与会者报名完成后,格系统根据与会嘉宾提交的表单信息,自动整理信息,包含嘉宾的基本信息,酒店预定信息,接送机时间等内容,形成专属于与会者个人的触达邮件,给予与会者个性化邮件体验,为与会者营造一种归属感。


END
另外,西门子会议人数众多,为解决签到耗时长,延误会议进程的现象,百格为西门子提供了数字签到方式,签到同时实时打印参会者胸卡,高效把控会场签到秩序。

会后,百格还为西门子提供了全流程数据实时统计,并形成不同维度的可视化数据统计报表,让西门子对会议效果一目了然,为后续会议活动开展复盘提供重要依据。

西门子和百格有着多年的合作关系,这是西门子对百格专业的信任,也是百格未来继续前行的动力。
未来,百格活动也将不断打磨技术,深研产品服务,围绕客户需求,站在客户角度提供解决方案,创新会议价值。

百格作为一款专业的会议活动管理平台,致力于为用户提供人性、专业、高效的服务。如果您对百格活动感兴趣,想要预约演示,可以点击【这里】填写表单,百格活动的工作人员会尽快联系您。

#会议案例

阅读 13

猜你喜欢
百格大型年会案例:发票管理、现场采集原来是这么做的!(记录上万参会者的知识产权年会实战技巧)
百格大型年会案例:发票管理、现场采集原来是这么做的!(记录上万参会者的知识产权年会实战技巧)
从“营销”到“精准营销”,3个层次分析数据如何助力会议活动精准营销
从“营销”到“精准营销”,3个层次分析数据如何助力会议活动精准营销